Administrator ugovora specijaliziran je posao koji tvrtke koriste za upravljanje ugovorima i aktivnostima nabave. Postoji mnogo vrsta poslova administratora ugovora. To uključuje ugovorne službenike, menadžere, voditelje zadataka, voditelje pravne politike i menadžere za tehnički nadzor. Svaka uloga u području ugovora ima specifičnu odgovornost za osiguravanje da se ugovori dodjeljuju i da se njima upravlja na etički način.
Tehnički predstavnik ugovornog službenika jedan je od mnogih poslova administratora ugovora. Ovo je tehnički poslovni sponzor tvrtke koji osigurava da ugovorni posao ispunjava specifikacije. Tehnički predstavnik ima ulogu administratora za ugovornog službenika i smatra se tehničkim stručnjakom za poslovanje. Obično blisko surađuje s dobavljačem koji vodi posao koji se dovršava.
Većina tvrtki kupuje proizvode i usluge putem ugovora. Kupnja proizvoda je posebna pozicija u području ugovaranja jer zahtijeva preglede i istraživanje hardvera, softvera i proizvoda. Službenik za ugovaranje mora razumjeti razliku između ugovora koji se temelje na proizvodima i uslugama. Svaka vrsta ugovora ima posebne zahtjeve politike i procesa.
Ugovor je formalni sporazum o izvršavanju određenih zadataka za određeni iznos novca. Izrada ugovora je dug proces koji zahtijeva prijedloge, ponude, ocjene i nagrade. Ovim ugovornim procesom upravlja službenik za ugovaranje.
Službenik za ugovore konačni je arbitar svake rasprave o ugovoru. Ovo je jedan od najviših dostupnih poslova administratora ugovora. Službenik za ugovore obično ima nekoliko godina iskustva u upravljanju stotinama ugovora.
Kada je ugovor stvoren, piše ga tim stručnjaka za ugovore koji razumiju dizajn i izgled ugovora. To su poslovi administratora ugovora i ljudi koji ih obavljaju pomažu u definiranju detaljnih tehničkih elemenata i kriterija ocjenjivanja koji će se koristiti za reviziju ugovora prije nego što se dodjeli. Stručnjak za kontakt pomaže tvrtki pretočiti svoje potrebe u pravne dokumente koji se mogu poslati dobavljačima za prijedloge.
Kada dobavljač dostavi ugovor na razmatranje, on prolazi kroz formalni postupak revizije poznat kao tehnička procjena. Ovim postupkom upravlja voditelj panela za tehnički pregled. Ove vodeće pozicije smatraju se poslovima administratora ugovora. Ljudi koji obavljaju ovaj posao moraju razumjeti pravila ugovaranja i poslovne zahtjeve za određeni ugovor. Voditelj radi kao moderator tima kako bi pregledao prijedloge za određeni ugovor i mora odlučiti kojeg će dobavljača odabrati za posao.