U većini jurisdikcija, sve što se događa u sudskom sporu bilježi se na onome što se naziva spisom. U pravilu svaki sud ima osobu koja je odgovorna za unos podataka u spis za svaki predmet. Sudski službenik, kako ga zovu, općenito će imati različite službeničke dužnosti u sudskoj kancelariji, čije je načelo održavati spise spisa unutar svakog spisa predmeta, kao i na sudskom računalnom sustavu, ako je primjenjivo.
Zaposlenici koji rade u sudskom uredu mogu se donekle razlikovati ovisno o nadležnostima; međutim, u većini sudskih ureda nalazi se nekoliko ključnih zaposlenika. Većina sudova ima sudskog ovršitelja čiji je posao održavati red u sudu, sudskog izvjestitelja koji bilježi postupak i referenta koji vodi sudske spise. Ovisno o veličini suda, referent može obavljati i druge tajničke dužnosti ili se može usredotočiti samo na vođenje spisa.
Kada se otvori sudski spor, mora se izraditi fizički spis kako bi se pratili svi spisi u predmetu. U mnogim se sudovima elektronički spis izrađuje i na računalnom sustavu suda. Jedan od prvih dokumenata koji se stavljaju u spis bit će upisni list. Upisni list je jednostavno komad papira koji omogućuje vođenje evidencije o svemu što se događa u predmetu i datumu kada se to dogodilo.
Kada se podnesak podnosi u sudskom sporu, strana koja je inicirala tužbu općenito mora podnijeti tužbu referentu. Službenik će zatim obilježiti dokument s datumom i vremenom podnošenja. Izvorni dokument se zatim može staviti izravno u spis ili proslijediti sucu na pregled, ovisno o tome o čemu se radi. Možda će se također morati unijeti zapisnik u sudski kompjuterizirani zapisnički sustav.
Osim praćenja dokumenata unesenih u predmetu, spisak može sadržavati i sažetak sudskog postupka. Na primjer, ako se održi početno ročište ili pretkrivično ročište, spisak bi sadržavao osnovni sažetak onoga što se dogodilo na ročištu. Upisnik je odgovoran za unos sažetka postupka svaki put kada je predmet pred sudom. Kada se slučaj završi, službenik će biti odgovoran za pravilno zatvaranje spisa.