Administrator medicinske dokumentacije odgovoran je za nadzor sustava medicinske dokumentacije u bolnici, klinici ili medicinskom centru. To može uključivati upravljanje osobljem koje obavlja bilo koji broj zadataka kako bi se osiguralo da je medicinska dokumentacija sigurna i održavana u skladu sa svim primjenjivim standardima ili propisima. Administratori moraju planirati i usmjeravati rad članova osoblja te osigurati svu potrebnu obuku. Vrsta vođenja medicinske dokumentacije i korišteni sustavi često određuje administrator. Administrator medicinske dokumentacije mora biti sposoban održavati dobre radne odnose s odvjetnicima, pravnim osobljem, službenicima državnih agencija i drugim stručnjacima kako bi osigurao plaćanje.
Jedan od najvažnijih aspekata ove pozicije je planiranje, usmjeravanje i evaluacija aktivnosti osoblja medicinske dokumentacije. Administrator medicinske dokumentacije obično će intervjuirati ljude kako bi popunio različite pozicije osoblja ili davao preporuke o zapošljavanju osoblja. Davanje smjernica ili poduzimanje disciplinskih mjera također su veliki dio svakodnevnih obaveza za ovaj posao. Administrator također može osposobiti članove osoblja za obavljanje njihovih posebnih dužnosti i za mnoge propise koji se odnose na održavanje medicinske dokumentacije, povjerljivost, zadržavanje, obradu i objavljivanje zapisa.
Druga odgovornost administratora medicinske dokumentacije je formuliranje ispravnih postupaka i politika u pogledu sadržaja, povjerljivosti i obrade medicinske dokumentacije. To može zahtijevati korištenje digitalnog ili automatiziranog arhivskog sustava medicinske dokumentacije, pripremu sažetih izvješća za upravljanje i formuliranje postupaka u vezi sa zadržavanjem medicinske dokumentacije koju pružaju pružatelji upravljane skrbi. Administrator medicinske dokumentacije također može odabrati pružatelje usluga izvan dobavljača koji su potrebni za kopiranje i transkripciju medicinske dokumentacije i osiguravanje da se ti dobavljači pridržavaju propisa koji se odnose na privatnost podataka o pacijentima. Kako bi ostao u tijeku s najnovijim metodama i propisima primjenjivim na medicinske kartone, administrator će možda morati pohađati stalnu obuku i održavati vjerodajnice kao registrirani administrator zdravstvenih informacija.
Administrator medicinske dokumentacije mora biti sposoban razumjeti i tumačiti primjenjive zakone i propise koji se tiču metoda obrade i povjerljivosti. Administratori moraju biti u mogućnosti redovito komunicirati s odvjetnicima, državnim dužnosnicima, stručnim kolegama, pa čak i s javnošću. To zahtijeva da administrator može učinkovito komunicirati s mnogo različitih ljudi. Jedna od najvećih odgovornosti ovog posla je osiguravanje povjerljivosti podataka sadržanih u medicinskim poslovima. Poštivanje zakonskih propisa koji se odnose na medicinsku dokumentaciju osigurava pravilno i pravodobno plaćanje ili nadoknadu naknada i naknada od strane trećih obveznika.