Voditelj vanjskih poslova radi na upravljanju vanjskim projektima za svog poslodavca. To može uključivati izradu zahtjeva za prijedloge, utvrđivanje proračuna za projekte i pregled prijedloga koji se podnose njegovoj tvrtki. On također može igrati ulogu u kreiranju projekata i pomoći u pripremi proračuna za vanjske projekte. Često je voditelj vanjskih poslova odgovoran za odobravanje prijedloga i praćenje napretka i učinka onih koji su također angažirani da upravljaju projektima.
Jedan od poslova koji menadžer vanjskih poslova može imati je kreiranje zahtjeva za prijedlogom. Osoba s ovom titulom može pažljivo pripremati zahtjeve za prijedloge od pojedinaca i raznih vrsta poduzeća. Takvi zahtjevi za prijedlogom često uključuju opis projekta i željeni rok za završetak. Oni također mogu uključivati pojedinosti o planiranom proračunu za vanjski projekt i kvalifikacije koje osoba ili tvrtka moraju imati za to odabrani. Dodatno, upravitelj može dati upute za podnošenje prijedloga ili ponuda.
Ponekad su i voditelji vanjskih poslova aktivno uključeni u kreiranje projekata koji će se prepustiti vanjskim izvršiteljima. Na primjer, voditelj vanjskih poslova može planirati projekt pisanja za svoju tvrtku i odlučiti o broju riječi ili stranica koje bi trebao uključiti i formatu u kojem bi se trebao dostaviti. Ponekad osoba s ovom titulom također pomaže u određivanju budžeta za svaki projekt.
U mnogim slučajevima, voditelj vanjskih poslova odgovoran je za odabir pojedinaca ili poduzeća koji će se baviti vanjskim projektima. On može pregledati prijedloge i provjeriti kvalifikacije kako bi napravio odabir koji će najviše koristiti njegovoj tvrtki. Međutim, ako nema posljednju riječ u projektima outsourcinga, ipak može igrati ključnu ulogu u odabiru ili stvaranju smjernica za odobravanje prijedloga.
Voditelj vanjskih poslova također može pregovarati o ugovorima – prije nego što su počeli, kao i nakon što su aktivni. Na primjer, ako dobavljač odabran za vanjski projekt zatraži promjenu ugovora, upravitelj može pregovarati s dobavljačem. Također može pregovarati o svim promjenama ugovora koje želi njegov poslodavac.
Glavni dio posla može biti praćenje projekata. Na primjer, može pratiti status vanjskih projekata kako bi se uvjerio da se odvijaju prema očekivanjima. On također može imati posao ocjenjivanja učinka onih koji su odabrani za vanjske projekte. U nekim slučajevima može čak biti pozvan da promijeni opseg i slijed projekata na temelju njihovog napretka ili potreba svog poslodavca.