Koordinator obračuna plaća upravlja sustavom naknada zaposlenicima i plaćanja poreza na zapošljavanje. To uključuje vrijeme obrade odrađeno za običnu plaću, ali može uključivati i upravljanje naknadama, izračun dugovanih naknada i obradu bonusa i drugih jednokratnih čekova. Stvarni opseg posla koordinatora ovisi o organizacijskoj strukturi tvrtke. Velike tvrtke s raznolikim računovodstvenim odjelima obično će dodijeliti koordinatora za obračun plaća koji strogo obrađuje dužnosti. Male tvrtke bez namjenskog osoblja za računovodstvo ili ljudske resurse vjerojatno će očekivati da će koordinator učiniti sve što je potrebno za plaćanje zaposlenika i praćenje beneficija.
Jedan od najkompliciranijih dijelova poslovanja je obrada obračuna plaća. Zadatak je visoko reguliran iz više smjerova. Poslodavci su po zakonu dužni isplaćivati zaposlenike prema rasporedu, u dogovorenom iznosu, te uredno nadoknaditi prekovremeni rad. Tvrtke su također prema zakonu dužne plaćati odgovarajuće poreze na zapošljavanje lokalnim i regionalnim vlastima. Nadalje, porezna tijela zahtijevaju od tvrtki da čuvaju dokaz o vremenu koje su zaposlenici odradili u slučaju da državne troškove revidira.
Ove potencijalne pravne obveze čine upravljanje plaćama ključnom poslovnom funkcijom. Koordinator obračuna plaća je stručnjak koji je angažiran posebno za upravljanje procesom plaćanja zaposlenika prema utvrđenom rasporedu. To uključuje prikupljanje, pregled i arhiviranje tablica radnog vremena, provjeru točnosti u procesu izvješćivanja o vremenu i osiguravanje odgovarajućih ovlaštenja za isplatu redovite plaće i bilo kojeg prekovremenog rada. U konačnici, koordinator je odgovoran za pakiranje plaćanja i dostavu zaposlenicima. Rezanje čekova i dogovaranje elektroničkih depozita na bankovne račune zaposlenika tipični su načini na koji se obračun plaća.
Iako je tvrtka mala s ograničenim brojem zaposlenika, koordinator za obračun plaća često može ručno upravljati postupkom obračuna plaća. Izračuni vremena se vode u financijskoj tablici, provjere se provode unutar tvrtke, a plaćanja poreza vrše se putem izravnog poslovnog računa kod porezne agencije. Međutim, čim poduzeće dosegne određeni kapacitet, postaje nemoguće upravljati platnim spiskom na ovaj način. Koordinator obračuna plaća na sljedećoj razini odgovoran je za pokretanje neke vrste softvera za obračun plaća ili rad s tvrtkom za obradu plaća. Zadaci su u osnovi isti osim što je cijeli sustav kompjuteriziran.
Kako se broj radne snage povećava, tako se povećavaju i potrebe za upravljanjem plaćama. Ovisno o operativnoj strukturi tvrtke, može se očekivati da će koordinator za obračun plaća voditi računovodstvo o naknadama koje duguju zaposlenicima, kao što su akumulirani doprinosi za mirovinski plan. Može biti zadužen za praćenje i izvršavanje nadoknade troškova i rješavanje pitanja zaposlenika o njihovoj stopi plaće i drugim pitanjima. Koordinator će raditi s osobljem za računovodstvo i ljudske resurse kako bi ispunio ove pomoćne zadatke, ili će ponekad djelovati umjesto predanog osoblja u tim odjelima, ovisno o okolnostima.