Kao što izraz implicira, dobavljač za osiguranje kvalitete (QA) je osoba koja osigurava da određeni proizvod zadovoljava standarde postavljene u industriji prije nego što se pakira, otpremi, proda ili prihvati od strane primatelja. Oni fizički provjeravaju proizvode i provode specifične testove na njima kako bi otkrili zadovoljava li prihvaćene standarde kvalitete. Ove smjernice kvalitete postavljene su za svaki proizvod i industriju, pa ako se ne ispune, artikl će biti vraćen proizvođaču ili čak povučen ako se utvrdi da je opasan za javnost.
Općenito, proizvod se testira na usklađenost kako bi zadovoljio ili premašio minimalne standarde kvalitete. Stoga se ne treba pretpostaviti da je proizvod visoke kvalitete samo zato što je prošao inspekciju osiguranja kvalitete. Značenje riječi kvaliteta kako se primjenjuje u svakodnevnom razgovoru razlikuje se od njezine upotrebe u proizvodnoj industriji. Kvaliteta u svakodnevnoj uporabi podrazumijeva izvrsnost ili superiornost, dok u proizvodnji znači prolaznost prema minimalnim standardima koje je postavio i prihvatio dobavljač osiguranja kvalitete.
Proizvodi se mogu pregledati i testirati čak i prije nego što su u potpunosti gotovi ili proizvedeni. Način na koji to rade je praćenje procesa koji su uključeni tijekom proizvodnje ili proizvodnje, te provjera kvalitete sirovina i manjih komponenti koje ulaze u konačni proizvod. To je posebno potrebno u situacijama masovne proizvodnje jer možda neće biti izvedivo provjeriti svaki pojedini predmet u montažnoj traci. Lakše je i vremenski učinkovitije jednostavno provjeriti na licu mjesta, što će pomoći u osiguravanju sukladnosti s potrebnim standardima kvalitete.
Dobavljač za osiguranje kvalitete prolazi obuku o sustavnom praćenju i evaluaciji različitih procesa uključenih u proizvodnju i njezinih mnogih aspekata. Ovo područje se naziva osiguranje kvalitete. Neophodna je komponenta svih proizvodnih industrija. Međutim, QA dobavljač također može pratiti kvalitetu usluga umjesto proizvoda. Uobičajeno je da tvrtke koje se bave savjetovanjem, bankarstvom, maloprodajom i razvojem računalnog softvera, da spomenemo samo neke, prolaze periodično praćenje osiguranja kvalitete. Način na koji se to čini je promatranje procesa, vođenje intervjua i praćenje obrazaca ponašanja koji doprinose ili umanjuju postignuća željene kvalitete. Čak i usluge koje obično ne spadaju u djelokrug poslovanja mogu se pratiti radi osiguranja kvalitete. Izvrstan primjer su obrazovne usluge u javnom sektoru.
Nužno će se obuka i kvalifikacije dobavljača za osiguranje kvalitete uvelike razlikovati, ovisno o proizvodu ili usluzi koju će pratiti, pregledavati ili testirati. Opis posla dobavljača za osiguranje kvalitete nekoga tko će raditi s proizvodima u proizvodnoj industriji bit će radikalno drugačiji od onoga drugoga koji će promatrati i pratiti usluge kao što su projektantski radovi ili usluge prevođenja. Obično će biti potrebna viša razina obrazovanja i osposobljavanja u slučaju dobavljača osiguranja kvalitete koji je uključen u ocjenjivanje usluga.