Soft inkasant podsjeća kupce na zakašnjele račune i posljedice neažuriranja. To može uključivati telefonski kontakt kao i kontakt putem pošte. Ako kupac ne odgovori na račun, račun se može predati predstavniku tvrde naplate, koji koristi agresivnije tehnike za naplatu salda. Poslovi mogu biti dostupni u određenim financijskim institucijama koje imaju vlastite odjele za naplatu, zajedno sa specijaliziranim tvrtkama koje obavljaju ovaj posao po ugovoru za različite klijente.
Svakom radniku može biti dodijeljen skup računa za rad, s ciljem prikupljanja. Cilj je uspostaviti pozitivan kontakt sa svakim vlasnikom računa kako bi predstavnik mogao naplatiti uplatu ili napraviti plan za rješavanje duga. Planovi plaćanja mogu biti u različitim formatima koje je odobrila matična tvrtka, a također uključuju naplatu kamata i naknada za pogodnosti. Ako klijenti ne odgovore ili računi kasne dulje od određenog vremenskog razdoblja, mogu se proslijediti drugom odjelu.
To obično uključuje niz tehnika za pronalaženje kupaca. Soft collector možda će morati pretraživati zapise, na primjer, da locira nekoga na novoj adresi. Postoje i zakonski zahtjevi koji se moraju poštivati prilikom uspostavljanja kontakta, koji se mogu razlikovati ovisno o regiji. Predstavnici moraju biti svjesni svih relevantnih zakona i načina na koji se primjenjuju kako bi mogli ostati unutar standarda koje su postavili regulatori. Na primjer, mekom inkasatoru možda neće biti dopušteno razgovarati o dugu ni s kim osim s imenovanom stranom ili supotpisnikom.
U telefonskim pozivima, soft inkasant može identificirati tvrtku, zatražiti razgovor s dužnikom i pokušati naplatiti plaćanje ili dogovoriti plan plaćanja. Pisma mogu uključivati zahtjev za plaćanje s kontakt podacima. Potrebne su vještine obrade plaćanja tako da se to može učiniti telefonom. Ako je korisniku potreban plan plaćanja, mogu se pružiti informacije o tome, zajedno s objavama o svim naknadama koje bi mogle biti uključene. Kupci također mogu biti upozoreni da nepoštivanje ugovora može rezultirati slanjem izravno na čvrstu naplatu.
Radna mjesta mogu ponuditi paušalnu stopu naknade plus proviziju za uspješnu naplatu kao poticaj. Od mekog kolektora se također može zahtijevati da ispuni određeni cilj svaki mjesec ili kvartal. Ljudi koji ne mogu ispuniti ovaj cilj mogu biti otpušteni jer tvrtka želi da poslovanje bude što učinkovitije.