Koordinator planiranja u biti upravlja događajem ili sastankom za pojedinca ili tvrtku, ponekad u velikim razmjerima. Uobičajene pozicije koordinatora uključuju vjenčanja, posao, konvencije i sastanke, među ostalim koordinatorima koji mogu postojati u raznim industrijama. Ove osobe vide događaj od početka do kraja, uključujući klijenta samo kada je potrebna velika odluka ili promjena plana. Neki uobičajeni zadaci koordinatora za planiranje uključuju odabir mjesta sastanka, nacrt klijentovih potreba i okoline te nabavu hrane i pića uz koordinaciju svih aktivnosti među dobavljačima i završetak događaja za klijenta. Nisu svi događaji isti, što ovu karijeru čini korisnom za one koji vole raznolikost u poslu.
Formalno obrazovanje nije uvijek potrebno za koordinatora planiranja, iako to ne znači da je ta karijera nekvalificirana. Dok velika organizacija koja klijentima iznajmljuje koordinatore može zahtijevati fakultetsku diplomu, mnogi pojedinci rade kao izvođači s malo formalnog obrazovanja. Uobičajeni stupnjevi primjenjivi na ovu karijeru uključuju odnose s javnošću, hotelijerstvo i ugostiteljstvo, komunikacije ili marketing. U nekim slučajevima, pojedinac koji odluči raditi s poslovnim klijentima može smatrati da bi fakultetska diploma mogla pomoći u postavljanju svojih vještina iznad onih drugih koordinatora planiranja. Obuka također može biti potrebna kada pojedinac pronađe posao u organizaciji koja zapošljava više vrsta koordinatora.
Kada koordinator planiranja prvi put stupi u kontakt s klijentom, on ili ona pokušava saznati vrstu događaja i što klijent želi. Iskusni koordinatori najčešće imaju portfelje prethodnih sastanaka ili događaja koje mogu koristiti kao primjer za nove klijente. Uobičajene odluke za događaje uključuju mjesto, razinu formalnosti, vrstu hrane, duljinu određenih aktivnosti i niz drugih. Planiranje većine sastanaka i događaja može potrajati tjednima ili mjesecima, ovisno o njihovoj veličini i opsegu. Primjerice, koordinatorima vjenčanja može trebati gotovo godinu dana da isplaniraju događaj na temelju potreba i želja klijenta.
Većina događaja na kojima radi koordinator planiranja zahtijeva izvrsno upravljanje vremenom i organizacijske vještine. Izuzetno uspješni koordinatori često pronalaze svoje talente povučene u mnogim smjerovima s više klijenata i događaja koji se odvijaju u isto vrijeme. Dok neki koordinatori to mogu smatrati fizički i emocionalno iscrpljujućim, drugi mogu smatrati da je energizirajuće vidjeti kako se veliki događaj ostvaruje. Mnogi koordinatori planiranja također mogu prisustvovati događaju i nadzirati više aktivnosti, dopuštajući im da rade izravno s onima koji sudjeluju. Također može biti korisno vidjeti proizvodnju velikih razmjera na vrhuncu dovršenosti.