U mnogim jurisdikcijama, rasprave u gradskoj vijećnici i zonskim odborima otvorene su za javnost. Gradski zapisničar mogao bi biti odgovoran za postavljanje dnevnih redova ovih sastanaka, uzimanje zapisnika tih događaja, a zatim njihovo snimanje kao javne evidencije. On ili ona također mogu biti zaduženi za neke računovodstvene funkcije, rukovanje obvezama, potraživanjima i platnim spiskom zaposlenika za općinu. U nekim slučajevima, oni koji rade na ovim poslovima državnih službenika mogu potpisati službene ugovore ili pripremati korespondenciju u ime svoje općine.
Neka gradska vijeća redovito održavaju sastanke na kojima se raspravlja o novim pravilnicima ili razvojnim programima. Prije održavanja ovih sastanaka, gradski zapisničar je obično odgovoran za zakazivanje vremena i mjesta za ovaj događaj, a zatim obavještavanje medija i javnosti. On ili ona je pri ruci tijekom ovih sastanaka, pomažući da se olakšaju rasprave između gradskih dužnosnika i lokalnih građana. Ova osoba obično vodi pisane bilješke o tim raspravama, kako bi stvorila pravni zapis o postupku koji se naziva zapisnik. Nakon završetka sjednice, službeno izvješće na temelju tih zapisnika obično se podnosi kao dio gradske javne evidencije.
Osim što vodi sastanke, gradski zapisničar obično je zadužen za gradsko računovodstvo. On ili ona mogu biti odgovorni za bilježenje primitaka od poreza ili posebnih dozvola, a zatim stavljanje ovih informacija na raspolaganje javnosti. Službenik je obično odgovoran za uplatu depozita na bankovni račun u ime grada i ispisivanje čekova za stvari kao što su računi za komunalne usluge ili premije osiguranja. Također može biti potrebno planiranje platnog spiska, kao i isplata plaća gradskim radnicima kao što su policajci vatrogasaca.
Kada gradska uprava treba izvršiti ugovor, gradski zapisničar često obrađuje detalje. To može uključivati odgovornost za ažuriranje polica osiguranja ili podugovaranje radova popravka ulica s tvrtkom za asfaltiranje. Kao službeni zastupnik, zapisničar često može osobno potpisati te dokumente, a može čak biti ovlašten da ih pečati službenim gradskim pečatom.
Gradski zapisničar se ponekad može dopisivati sa stanovnicima u vezi s raznim pravnim pitanjima. To bi moglo biti zbog kršenja gradskog pravilnika, neplaćanja poreza ili problema zoniranja. Gradski matičar mogao bi biti odgovoran za izradu ovih dopisa i može ih predati primateljima ako su zahtjevi iznimno hitne prirode.