Organiziranje logistike uključene u putujuću priredbu, konvenciju ili drugi događaj obično je odgovornost koordinatora putovanja. Ova osoba obično planira putni krug, smještaj i druge aranžmane. Osim planiranja, koordinator obilaska obično se brine o većini odgovornosti prije produkcije i ocjenjuje uspjeh nakon toga. Iako specifična diploma obično nije potrebna, ona bi mogla biti od pomoći.
Koordinator obilaska općenito započinje planiranje događaja mnogo prije nego što se on uopće dogodi. To obično uključuje procjenu troškova, potencijalnog prihoda i kamata. Nedostatak interesa za određenu temu može značiti manji prihod od troška proizvodnje, što može rezultirati otkazivanjem svih daljnjih planova. Utvrđivanje potrebe i želje za funkcijom obično je prvi korak u odlučivanju o tome trebaju li planovi napredovati.
Ako funkcija ima potencijal da bude uspješna, koordinator obilaska obično započinje zadatak osiguravanja da sva logistika dođe na svoje mjesto. Za početak planiranja važno je znati koliki je prihod. Pronalaženje ovih informacija obično bi bila odgovornost osobe zadužene za planiranje. Prikupljanje sredstava ili sponzorstvo mogu biti opcije za istraživanje jesu li potrebni resursi za pomoć u produkciji projekta.
Kada se to završi, koordinator obilaska određuje stvari kao što su lokacije na kojima će se obilazak održati, koliko će trajati, te putne aranžmane i smještaj za osoblje. To bi moglo zahtijevati žongliranje s nekoliko rasporeda odjednom, osiguravajući da su svi na pravom mjestu u pravo vrijeme; snažne multitasking i organizacijske sposobnosti vjerojatno će pomoći nekome na ovoj poziciji. Ovakav posao često zahtijeva fleksibilan raspored koji pruža dovoljno vremena za putovanja. Pojedinac obično putuje s događajem kako bi se pobrinuo za svaki detalj i kako bi riješio sve probleme koji bi se mogli pojaviti. Moguće je da tijekom rada na jednoj funkciji planira i druge.
Napori za promidžbu mogu također biti odgovornost nekoga tko radi u ovoj funkciji, što obično uključuje lokalizirane promotivne aktivnosti te radijsko i tiskano oglašavanje. Mnogi ljudi smatraju korisnim iskoristiti prednosti interneta iu svojim naporima za odnose s javnošću. Na kraju produkcije, koordinator obilaska obično ocjenjuje što je dobro funkcioniralo i što bi se moglo poboljšati kako bi se odredile uspješne strategije za drugi događaj i područja za poboljšanje. Korištenje ovih informacija za planiranje budućih funkcija obično je važan aspekt posla.