Stručnjaci za kontrolu dokumenata upravljaju prikupljanjem, pohranom i pronalaženjem internih dokumenata organizacije. Za zaposlenje na početnim razinama obično je potrebno srednjoškolsko obrazovanje, ali za rukovodeću poziciju može biti potrebna određena obuka na fakultetu. Da biste postali stručnjak za kontrolu dokumenata, također morate posjedovati dobre organizacijske, računalne i činovničke vještine. Zaposlenje za ovu profesiju obično se može pronaći u zdravstvenim, pravnim i proizvodnim područjima, kao iu obrazovnim i državnim institucijama. Tipične dužnosti stručnjaka za kontrolu dokumenata uključuju arhiviranje, distribuciju i vraćanje tiskanih i elektroničkih dokumenata.
Da biste postali stručnjak za kontrolu dokumenata, trebat će vam srednja škola i opsežna obuka na radnom mjestu. Većina stručnjaka započinje ovu karijeru na početnoj poziciji i preuzima dodatne odgovornosti kako se njihovo znanje i vještine povećavaju. Određeni poslodavci mogu zahtijevati od vas da završite dvo- ili četverogodišnju diplomu za rad na upravljačkoj poziciji. Drugi bi možda bili spremni prihvatiti profesionalni certifikat umjesto fakultetske diplome. Specijalizirana obuka i certifikacija dostupni su od međunarodno priznatih organizacija, kao što su Stručno društvo za upravljanje znanjem (KMPro) i Udruženje za upravljanje informacijama i slikom (AIIM).
Osim formalnog obrazovanja, morate imati i vrlo dobre organizacijske i činovničke vještine da biste postali stručnjak za kontrolu dokumenata. Ovi stručnjaci moraju organizirati i pratiti korištenje stotina dokumenata na dnevnoj bazi. Morate biti sposobni kreirati i upravljati tiskanim i elektroničkim sustavima arhiviranja da biste uspjeli u ovom zanimanju. Za ovaj posao također će biti potrebno izvrsno poznavanje rada na računalu i poznavanje raznih softverskih aplikacija. Pozicije na razini menadžmenta obično zahtijevaju dobre komunikacijske i liderske vještine zajedno sa sposobnošću osposobljavanja drugih radnika.
Nakon što postanete stručnjak za kontrolu dokumenata, posao se može pronaći u brojnim različitim organizacijama. Ti su stručnjaci često zaposleni u području zdravstva, tehnologije i proizvodnje, kao iu građevinskoj i tehnološkoj industriji. Državne i obrazovne institucije također koriste sustave kontrole dokumenata, zajedno s bankama i drugim tvrtkama za financijske usluge. Možda ćete moći pronaći posao s neovisnom službom za kontrolu dokumenata ako tradicionalno zaposlenje nije dostupno. Određeni poslodavci u biomedicinskom ili pravnom području mogu zahtijevati specijaliziranu obuku prije zapošljavanja.
Ti se stručnjaci obično bave aktivnostima kao što su organiziranje i arhiviranje raznih tiskanih i elektroničkih dokumenata. Oni osiguravaju da je trenutna verzija dokumenta dostupna i prate njegovu lokaciju i upotrebu. Ovi profesionalci također koriste skenere za izradu elektroničkih kopija papirnatih dokumenata i stvaranje sustava arhiviranja za pohranu i pronalaženje. Od stručnjaka na razini menadžmenta može se tražiti da razviju i implementiraju postupke i politike za dijeljenje dokumenata i provode tečajeve osposobljavanja zaposlenika.