Glavna odgovornost administratora obuke je planiranje i provedba programa obuke za tvrtke, vladine agencije i neprofitne organizacije. Budući da ljudi s ovim poslom uglavnom rade s novozaposlenim zaposlenicima, ovo je pozicija ljudskih resursa koja održava stalnu komunikaciju s drugim ključnim odjelima unutar poslovanja. U predviđanju potreba tvrtke i izradi odgovarajućih planova obuke, osoba u ovoj ulozi posjeduje niz znanja o radu različitih odjela.
Administrator obuke obično se redovito sastaje sa suradnicima i menadžerima kako bi utvrdio potrebu za novim zaposlenicima i definirao opseg posla s kojim će se novi zaposlenici baviti. Ovi administratorski poslovi obično uključuju kreiranje rasporeda i politika obuke te određivanje odgovarajućih metoda podučavanja. Administrator odlučuje koja će vrsta obuke biti najučinkovitija za posao koji se radi; metode mogu uključivati trening jedan na jedan; grupna nastava; upute na radnom mjestu; ili pohađanje konferencija, radionica ili predavanja. Nakon što je program obuke završen, administrator obuke pomaže u evaluaciji i procjeni individualnog napredovanja svakog polaznika.
Administrator također priprema materijale za obuku, testove i ispite te informacije o ocjenjivanju. On ili ona također mogu biti odgovorni za održavanje knjižnice resursa za obuku. Posao administratora obuke uključuje izradu i organizaciju svih ovih dokumenata, kao i fizički dizajn vizualnih pomagala, materijala za nove zaposlenike i priručnika za obuku.
Administratori za obuku koriste široku lepezu znanja o tome kako različiti odjeli rade, kao i kako se upravlja procesima ljudskih resursa. Uz obuku vezanu uz posao, on ili ona može voditi orijentacijske sastanke za zaposlenike, držati predavanja o sigurnosti na radnom mjestu i javnom zdravlju ili sudjelovati u inicijativama za razvoj vodstva. Položaj zahtijeva visoku razinu fleksibilnosti i želju da naučite kako svaki aspekt tvrtke djeluje.
Administrativni i činovnički poslovi glavni su dio opisa poslova administratora obuke. Administrator koristi visoku razinu znanja o uredskim procedurama kako bi obavio bitne stvari posla. Obradu teksta, arhiviranje, pripremu proračuna i planiranje sastanaka obično poduzima administrator obuke.
Od osobe s ovim poslom također se može tražiti da vodi tečajeve i seminare. On ili ona bi se trebali osjećati ugodno u javnom govoru i posjedovati privlačan, zabavan način obraćanja velikoj skupini. Administrator je često prva točka kontakta koju će zaposlenici imati na svojim novim poslovima, a na administratoru obuke je da s lakoćom i pristupačnošću objasni detalje pozicije.