Što radi službenik za opskrbu?

Službenici za opskrbu su pojedinci koji su zaduženi za upravljanje opskrbnim područjima tvrtki na način koji osigurava da su sve neophodne zalihe potrebne za nastavak poslovanja dostupne u dovoljnim količinama. Obično će službenik za opskrbu raditi u tandemu s nadzornicima odjela i agentima za nabavu kako bi odredio količinu različitih artikala koje treba držati pri ruci i razviti kriterije za ponovno naručivanje na temelju obrazaca korištenja kao sredstva za držanje zaliha zaliha u razumnim granicama. Kako bi se to postiglo, službenik za opskrbu će upravljati procesima koji se koriste za isplatu artikala iz inventara opskrbne sobe, provoditi periodična usklađivanja inventara kako bi se osigurala točnost zapisa u sobi za opskrbu i pokrenut će zahtjeve agentima za nabavu kojima je dodijeljen nalog za nabavu broj i stavljen kod dobavljača za ispunjenje narudžbe.

Jedan od glavnih zadataka referenta za opskrbu je vođenje točne evidencije o vrsti i količini artikala koji se nalaze u prostoriji za opskrbu. U prošlim desetljećima, to se često upravljalo nekom vrstom ručnog sustava arhiviranja koji je omogućio brzo knjiženje primitaka nedavno primljene robe, a također i knjiženje isplata artikala u različite odjele. U sklopu procesa ovlaštene osobe iz tih odjela ispunjavale bi jednostavan zahtjev za određene dijelove ili druge artikle, navodeći odjel koji će primiti tu robu. Službenik opskrbe bi upotrijebio zahtjev za povlačenje artikla i količine iz inventara i isporuku tih artikala predstavniku tog odjela. U tom trenutku, obrazac zahtjeva bi se ažurirao s datumom i vremenom isplate, potpisao bi ga predstavnik odjela, a zatim bi služio službenik za opskrbu kako bi oduzeo tu količinu i vrstu robe iz evidencije inventara.

Službenik za opskrbu također bi koristio kopije teretnica i lista pakiranja kako bi primio ulaznu robu i dodao je u inventar. Obično bi se roba pregledala prije prihvaćanja, a zatim bi se potpisala i dodijelila određena lokacija unutar opskrbne sobe za skladištenje. Dodjela specifičnih lokacija olakšala je preuzimanje robe kada i prema potrebi različitim odjelima, a također je smanjila šanse za pogreške u broju jedinica.

Danas tehnologija omogućuje službeniku opskrbe da brzo unese ažuriranja zaliha zaliha putem računalne baze podataka. Baza podataka može se programirati da identificira bilo koju stavku koja je blizu minimalnih jedinica koje treba držati pri ruci, dajući službeniku mogućnost da se brzo pripremi i preda zahtjeve za ponovno naručivanje. Korištenje baze podataka opskrbe također pomaže u stalnom zadatku zajedničkom mnogim opskrbnim sustavima, poznatom kao brojanje ciklusa. U osnovi, ciklusni broj je periodično fizičko brojanje svih artikala u inventaru i koristi se za usklađivanje svih neslaganja koja mogu postojati između zapisa o opskrbi i stvarnog broja jedinica svake stavke pronađene u inventaru. Ovaj zadatak omogućuje dopuštanje bilo kakvih razlika koje mogu nastati zbog pogrešaka u brojanju ili dijelova i druge opreme koja se može proglasiti zastarjelom, te pomaže u osiguravanju da su osnovne zalihe uvijek dostupne kada su potrebne.