Voditelj administrativnih usluga zadužen je za usluge koje podržavaju osoblje, kupce i klijente tvrtke. Za razliku od voditelja odjela koji se fokusira na jedno specifično područje, kao što su ljudski resursi, kontrola zaliha ili računovodstvo, ova pozicija podrazumijeva istovremeno nadgledanje podrške za nekoliko odjela. Radna pozicija može uključivati nabavu materijala ili imovine, dodjelu prostora za zaposlenike, potrebe održavanja tvrtke i vođenje evidencije. Ova pozicija također može biti odgovorna za osiguravanje poštivanja ugovora, propisa i standarda za sigurnost i osiguranje. Broj odjela dodijeljenih voditelju administrativnih usluga ovisi o veličini i strukturi poduzeća.
Sve vrste tvrtki mogu zapošljavati voditelja administrativnih usluga. Mala i velika poduzeća mogu imati koristi od osobe koja učinkovito usmjerava usluge podrške za više odjela. Kada usluge usmjeravaju određeni odjeli unutar tvrtke, može doći do sukoba i dupliciranja napora. Učinkovit upravitelj administrativnih usluga sprječava takve situacije.
U maloj tvrtki, ova pozicija uključuje upravljanje uslugama i za osoblje i za odjele fizičke administracije. Kadrovske usluge usredotočene su na interne funkcije, kao što su obračun plaća i administrativna podrška; usluge fizičke administracije obuhvaćaju operativne odjele, kao što su distribucija pošte, telekomunikacije i parking. Ovi se odjeli obično sastoje od nekoliko zaposlenika i zahtijevaju samo jednu osobu za uspješno upravljanje svojim zahtjevima za uslugom podrške.
Veće tvrtke često zapošljavaju nekoliko voditelja administrativnih usluga. U tim okruženjima, hijerarhija upravljanja administrativnim uslugama može biti strukturirana prema zahtjevima upravljanja početnim, srednjim i višim razinama. Svaka razina upravljanja obično ima upravitelja administrativnih usluga koji se usredotočuje na specifične potrebe usluga.
Neke tvrtke zahtijevaju da zaposlenici na ovoj poziciji obavljaju dvostruku dužnost. Ponekad se smatra da imaju lagan posao, jednostavno administriranje usluga. Zbog toga se od njih može zahtijevati da služe u drugim menadžerskim kapacitetima koji odgovaraju njihovim vještinama, kao što su osoblje, nabava, administracija ugovora ili operacije.
Voditelj administrativnih usluga obično nadzire različite odjele kao što su rukovanje materijalima, obrada podataka, tajnička podrška, održavanje objekata i obračun plaća. Poznavanje u bilo kojem ili svim ovim područjima može joj pomoći da se zaposli kao voditeljica administrativnih usluga. Svako upravljačko iskustvo također se smatra izvrsnom kvalifikacijom za poziciju.
Sposobnost učinkovitog određivanja prioriteta projekata je prednost za ovaj posao. Također je korisno imati uspješno iskustvo u obavljanju više zadataka i rješavanju sukoba. Učinkovita komunikacija sa svim razinama menadžmenta i osoblja vrlo je poželjna. Iskustvo u administrativnoj ili izvršnoj podršci je prednost.
Diploma prvostupnika poslovne administracije ili područja povezanog s poslovanjem tvrtke pomaže u osiguravanju posla upravljanja administrativnim uslugama. Pozadina upravljanja može se prihvatiti umjesto diplome. Ova pozicija je često preferirani prijelazni potez unutar tvrtke u kojoj se želi napredovanje u menadžmentu.