Službenik evidencije odgovoran je za točno organiziranje, arhiviranje i dohvaćanje informacija u vezi s evidencijama i računima tvrtke. On ili ona osigurava da se evidencija ažurira i da se sve potrebne izmjene ili dopune izvrše na vrijeme. Mnogi moderni uredi isključivo vode elektroničku evidenciju, što zahtijeva da službenik evidencije bude vješt sa softverom za obradu teksta, aplikacijama za proračunske tablice i metodama unosa podataka. Većina poslova službenika evidencije nalazi se u medicinskim uredima i bolnicama, državnim agencijama i poduzećima svih vrsta.
Točno upravljanje dokumentima organizacije ključno je za uspjeh organizacije. Službenik evidencije integrira podatke, fizičku dokumentaciju i račune u dosljedan sustav arhiviranja. Od njega ili nje može se tražiti da prepiše dokumente u elektroničke oblike i stvori odgovarajuće datoteke za pohranu, tako da se informacijama može brzo pristupiti i po potrebi ih mijenjati. Često službenici za evidenciju preuzimaju nekoliko drugih vrsta administrativnih dužnosti, kao što su javljanje na telefone, pomoć pacijentima ili klijentima i distribucija pošte.
Službenici za evidenciju rade u nizu različitih radnih mjesta, uključujući bolnice, državne i županijske urede i velike tvrtke. Službenici medicinske dokumentacije neophodni su za praćenje podataka o pacijentima, uključujući medicinske karte i podatke o naplati. S iskustvom postaju stručnjaci za medicinsko naplatu i kodiranje, koji usko surađuju s liječnicima na šifriranju dijagnoze i prikupljanju plaćanja od osiguravajućih društava.
Stručnjaci u državnim uredima vode evidenciju o javnim evidencijama i sudskim dokumentima. Državni i županijski službenici za evidenciju mogu biti zaduženi za podnošenje i dohvaćanje rodnih listova, smrtnih listova, vjenčanih dozvola i obavijesti o razvodu, među ostalim važnim pravnim dokumentima. Oni koji rade za privatne tvrtke često održavaju račune kupaca, prate račune i račune i ažuriraju datoteke zaposlenika.
Da bi postala službenik evidencije na bilo kojem radnom mjestu, osoba obično mora steći barem srednju školsku diplomu ili GED. Mnogi poslodavci, posebno oni u državnim uredima, radije zapošljavaju službenike s nekim fakultetskim iskustvom u poslovnom upravljanju ili računovodstvu. Novi službenici obično prolaze neformalnu obuku na radnom mjestu od etabliranih službenika ili drugih članova uredskog osoblja koji razumiju zahtjeve za posao. Ljudi se često odlučuju raditi kao zapisničari kako bi stekli uredsko iskustvo i pripremili se za naprednije pozicije u organizaciji.
Neki uredi održavaju fizičku evidenciju u obliku papirnatih dokumenata i potvrda, iako mnoge organizacije shvaćaju prednosti vođenja evidencije na računalima. Kvalificirani zapisničari su traženi za pažljivo prijenos informacija u nove elektroničke sustave. Novi radnici moraju pokazati snažno znanje računala i sposobnost obraćanja pažnje na detalje.