Pisanje propratnog pisma recepcionara na recepciji zahtijeva navođenje osnovnih podataka o kontaktu, predmetu, primatelju i pozdravu, kao i predstavljanje kandidatkinje i zašto piše. Sadržaj pisma trebao bi istaknuti vještine i iskustvo koje recepcionarka ima kao sažetak njezina životopisa, koristeći glagole i postignuća za opisivanje onoga što se dogodilo, a ne prazne pridjeve koji subjektivno opisuju sposobnosti podnositelja zahtjeva. Posljednji dio propratnog pisma recepcionara na recepciji daje upute za kontakt, traži razgovor i zahvalu, nakon čega slijedi završni izraz, potpis i, ako je potrebno, redak za priloge. Sav sadržaj trebao bi pokazati vezu između onoga što tvrtka treba ili želi postići i onoga što recepcionar može pružiti, tako da bi podnositelji zahtjeva trebali istražiti tvrtku prije pisanja kako bi personalizirali pismo, izbjegavajući formulne konstrukcije po svaku cijenu.
Daleko najvažnija stvar koju trebate učiniti kada pišete propratno pismo recepcionara na recepciji jest istražiti tvrtku u kojoj postoji posao. Kada tvrtka ima jednako kvalificirane kandidate, žele zaposlenike koji uistinu razumiju svrhu poslovanja i koji se dobro uklapaju u filozofiju i misiju tvrtke. To se posebno odnosi na recepcionere, koji su početno “lice” s kojima se klijenti tvrtke susreću. Pronađite činjenice o tvrtki koju kandidat može povezati sa svojim iskustvom i prilagodite pismo tim točkama.
Nakon što osoba sazna nešto značajno o tvrtki, vrijeme je da počnete sastavljati pismo. Lijevo poravnato, jedan redak po skupu podataka, uključuje informacije kao što su ime i adresa podnositelja zahtjeva, naziv i adresa tvrtke, datum i redak predmeta. Pozdrav dolazi nakon toga i trebao bi sadržavati ime određene osobe – “Koga se to može ticati” ne bi trebalo biti na propratno pismu recepcionara na recepciji, jer govori da podnositelj zahtjeva nije bio dovoljno ozbiljan da odvoji vrijeme da sazna kome se obratiti .
Nakon uvodnih informacija slijedi prvi odlomak pisma recepcije recepcije. U ovom odlomku kandidat se treba predstaviti, sažimajući zašto piše. Također je prihvatljivo objasniti kako je kandidat saznao za posao recepcionara i što je tvrtka navela da želi od kandidata.
U drugom odlomku, recepcionarka bi trebala detaljnije opisati svoje kvalifikacije, povezujući svaku kvalifikaciju sa zahtjevima tvrtke. Na primjer, ako je potrebno, korištenjem nabrajanja može objasniti da ima x godina iskustva ili certifikat na recepciji Sveučilišta Y. Trebala bi pogoditi vještine koje se smatraju bitnim za rad recepcionara, kao što su rukovanje komunikacijama, organizacija i održavanje baze podataka . Jedna zamka koju treba izbjegavati je korištenje generičkih pridjevskih izraza kao što je “ja sam timski igrač”. Ove izjave su subjektivne, ne opisuju što je recepcionar učinio i potrebni su posebni, provjerljivi dokazi da bi bili učinkoviti, kao što su „Moji napori da surađujem sa svim članovima osoblja doveli su do povećanja dovršenosti projekta od 12 posto i nominacije za administrativne Radnik godine od strane Recepcionističke organizacije Z.”
Posljednji odlomak propratnoga pisma recepcionara na recepciji trebao bi reći primatelju da je, s obzirom na navedeno iskustvo i kvalifikacije, priložen životopis kandidata ili druga potrebna dokumentacija te da bi bio dobrodošao razgovor kada primatelju odgovara. Također bi trebao pozvati primatelja da kontaktira podnositelja zahtjeva i navede podatke za kontakt podnositelja zahtjeva. Posljednji element je kratka izjava kojom se primatelju zahvaljuje na njenom razmatranju i vremenu.
Zatvaranje pisma zahtijeva završni element kao što je “S poštovanjem” ili “U znak zahvalnosti”. Nakon što pritisne povratak najmanje tri ili četiri puta, kandidat se treba potpisati svojim imenom. Dva retka ispod ovoga trebao bi se nalaziti red priloženog prostora, kao što je “Prilozi ([broj kućišta])” ili “Prilozi: [popis svake priložene stavke, odvojeno zarezima].