Karijera školskog knjigovođe zahtijeva značajne matematičke vještine i sposobnost da ostanete na vrhu financija. Budući da je školska knjigovođa odgovorna za vođenje školskih financija, ona bi također trebala biti iznimno organizirana. Iako će se točne dužnosti razlikovati od škole do škole, postoji pet uobičajenih poslova koje većina knjigovođa dijeli. To uključuje praćenje školske financijske evidencije, prikupljanje školskih sredstava, podnošenje plaćanja, obavljanje uredskih dužnosti i prisustvovanje sastancima.
Možda je najvažnija odgovornost školskog knjigovođe praćenje školske financijske evidencije. Na primjer, od nje se traži da bilježi novac koji dolazi od prikupljanja sredstava, atletskih igara, plesova i drugih aktivnosti. Obično će implementirati nešto poput proračunske tablice kako bi zabilježila ove informacije. Osim toga, na njoj je da uravnoteži financijske izvještaje na kraju svakog mjeseca i provjeri jesu li svi troškovi obračunati. Posljedično, izostavljanje podataka može stvoriti ozbiljne probleme, pa školski knjigovođa mora imati oko za detalje.
Prikupljanje školskih sredstava još je jedan bitan aspekt posla. U većini slučajeva, njezin je posao prikupiti novac dobiven aktivnostima poput igara i plesova. Obično će prikupiti novac od školskog odjela koji je odgovoran za aktivnost. Potom će izraditi dokumentaciju o prikupljenim sredstvima u slučaju da ih kasnije treba pregledati.
Nakon prikupljanja sredstava, posao je i školskog knjigovođe izvršiti potrebne uplate. Obično će se taj novac položiti na bankovni račun koji je škola otvorila. Knjigovoditelj će također biti dužan dokumentirati ta plaćanja u slučaju da se pojave bilo kakva pitanja. Kao rezultat toga, ključno je da osoba na ovoj poziciji bude pouzdana i da može voditi točne zapise.
Uz financijske dužnosti, mnogi knjigovođe su odgovorni i za obavljanje drugih uredskih poslova. Neki primjeri uključuju izradu kopija, faksiranje dokumenata, javljanje na telefone i sortiranje pošte. Tijekom napornih dana, školski knjigovođa također može pomoći školskom tajniku u sustizanju. Iako ove aktivnosti obično nisu tako teške, one održavaju nesmetano funkcioniranje ustanove.
Osim toga, školski knjigovođa morat će prisustvovati povremenim školskim sastancima. Tijekom tog vremena ona će komunicirati s osobljem iz drugih odjela i podijeliti nedavne nalaze ili bilo koje druge relevantne informacije. Obično će to uključivati stvari poput rasprave o financijama škole, nadolazećim događajima, rješavanju komplikacija i pronalaženju rješenja. Na taj način osoba na ovoj poziciji pomaže u održavanju otvorenog toka komunikacije između članova osoblja i u konačnici optimizira rad škole.