Crkveni tajnik obično rješava sve administrativne poslove za crkvu, od javljanja na telefone do dizajniranja biltena, izrade kopija i upravljanja korespondencijom. Međutim, posao je često mnogo više od žongliranja papirologije i zvonjenja telefona. Većina tajnica također mora djelovati kao lice cijele organizacije. Osnovno znanje o crkvi, njezinoj strukturi i uvjerenjima često je bitno, budući da se tajnik može pozvati da odgovori na široka pitanja širokog spektra ljudi.
Specifičnosti onoga što crkveni tajnik čini nužno ovise o specifičnostima organizacije o kojoj je riječ. Ipak, većinu vremena administrativne dužnosti čine glavninu posla. Tajnik obično upravlja glavnim uredom crkve. To uključuje održavanje glavnog kalendara, zakazivanje sastanaka i znanje kako doći do cijelog osoblja. On ili ona moraju biti dobro upućeni u crkveno programiranje i moraju znati uputiti konkretna pitanja javnosti.
U određenoj mjeri, crkveni tajnik mora biti opći crkveni resurs, kako za kongregante tako i za vanjski svijet. Iznutra, on ili ona je odgovoran za povezivanje članova crkve sa pastorima, upravljanje prijavama za predavanja i događaje te objavljivanje i distribuciju najava. To često uključuje upravljanje bazama podataka e-pošte, kao i tiskanim letcima i biltenima.
Tajnici također moraju predstavljati crkvu i njezino programiranje vanjskom svijetu. Pridošlice s pitanjima o službama ili događajima obično se obraćaju crkvenom tajniku kao prvoj referentnoj točki prilikom poziva. Tajnik mora biti sposoban ljubazno i iskreno odgovoriti na pitanja o crkvi i njezinoj politici. Zakazivanje pastoralnog savjetovanja, pružanje činjenica o planiranju vjenčanja i sprovoda te odgovaranje na pitanja o temeljnim vjerovanjima crkve sve spada u opis posla crkvenog tajnika.
U nekim crkvama, osobito onima koje su vrlo velike, crkveni tajnik može biti dodijeljen pojedinom pastoru ili svećeniku. Ovakav crkveni tajnik u mnogočemu je poput osobnog asistenta. On ili ona će upravljati župnikovim osobnim rasporedom te će primati i slati korespondenciju u župnikovo ime. Tajnik će komunicirati s drugim članovima crkvenog osoblja i povremeno će preuzeti općenitije zadatke, poput pomaganja u pripremi tjednih biltena, ali većinu dana provodi u službi samo jednog pojedinca. Crkve s ovom strukturom obično zapošljavaju više tajnika: često po jednog za svakog člana višeg vodstva i jednog ili više koji sjedi na recepciji i rješava općenitije upite.
Svi tajnici obično moraju raditi zajedno kako bi održali dosljednost, kako u radu na terenu tako i u upravljanju zadacima. To se jednako odnosi na velike crkve s više tajnika koliko i na male crkve s raznim honorarnim administrativnim pomoćnicima koji rade zajedno na pokrivanju posla. Crkveni ured sastavni je dio većine crkvenih organizacija, a primarna uloga tajnika je osigurati da taj ured bude učinkovit, učinkovit i od pomoći.