Opća uloga koordinatora nabave je kupovati proizvode i usluge za svoju tvrtku ili organizaciju. To može uključivati identificiranje i istraživanje potencijalnih dobavljača, pripremu zahtjeva za ponude (RFP) za dobavljače, pregled prijedloga i pregovaranje o cijenama i uvjetima. Koordinatori nabave primaju zahtjeve za određene proizvode ili usluge potrebne u organizaciji, a zatim dobivaju ponude cijena za te proizvode ili usluge. Pripremaju i postavljaju narudžbe dobavljačima i prate narudžbe kako bi osigurali da budu primljeni.
Primanje proizvoda i usluga na vrijeme vrlo je važno za organizacije, posebno proizvođače koji se oslanjaju na dobavljače za isporuku dijelova kako bi mogli izraditi vlastite proizvode. Koordinator nabave mora osigurati da dobavljači isporučuju na vrijeme i riješiti probleme s dobavljačima kada pošiljke kasne. Koordinatori nabave također rješavaju probleme kada se zaprime narudžbe s oštećenim artiklima, lošijim proizvodima ili drugim problemima. Rad u ovoj ulozi ponekad može uključivati znatne količine putovanja na mjesta dobavljača, posebno kada se istražuje dobavljače i pregovara o ugovorima. Od koordinatora nabave se često očekuje da pomognu u smanjenju troškova za svoje organizacije pregovaranjem o boljim ugovorima i cijenama s dobavljačima.
Koordinatori nabave mogu kupiti proizvode i usluge za korištenje od strane njihovih vlastitih organizacija ili mogu kupovati proizvode na veliko ili malo za preprodaju. Koordinator nabave koji radi za veliku organizaciju s mnogo zaposlenika za nabavu mogao bi biti odgovoran za određena područja nabave, kao što je razvoj RFP-a ili naručivanje. U manjim organizacijama, koordinator nabave može biti odgovoran za sve aspekte procesa nabave. U vrlo malim organizacijama, funkcija nabave može biti jedna uloga između nekoliko koje ima ista osoba.
Upravljanje zalihama za tvrtku ili organizaciju može biti još jedan dio posla koordinatora nabave, koji može uključivati korištenje računalnih baza podataka za praćenje razina zaliha. Predviđanje kada i koliko kupiti može biti dio upravljanja razinama zaliha. Koordinatori nabave također kreiraju izvješća o statusu i prezentacije vezane uz nabavu. Oni također mogu imati zadatak da traže načine za poboljšanje procesa i postupaka kupnje. Dokumentiranje procesa i postupaka također može biti dio uloge koordinatora nabave.
Koordinatori nabave ponekad se nazivaju agenti za nabavu, kupci ili drugi slični naslovi. Postati koordinator nabave može zahtijevati bilo koju diplomu srednje škole do diplome, ovisno o zahtjevima poslodavca. Dobre komunikacijske vještine za pregovaranje o ugovorima, snažna analitička sposobnost odabira dobavljača i pregleda ugovornih uvjeta te snažne sposobnosti donošenja odluka važne su kvalitete koordinatora nabave. Ugodan rad s brojevima i dobro poznavanje rada na računalu također su korisni.