Administrator medicinskog ureda, koji se također ponekad naziva medicinskim tajnikom ili uredskim asistentom, prvenstveno je odgovoran za javljanje na telefone, zakazivanje termina i upravljanje kartotekama pacijenata u zdravstvenoj klinici ili drugom medicinskom uredu. Ti stručnjaci često rade izravno za liječnike i medicinske sestre, ali mogu biti zaposleni i u bolnicama, centrima za hitnu skrb, te ustanovama za pomoć u životu ili hospicijskim ustanovama. Posao je obično sličan bez obzira na okruženje, a teži se usredotočiti na tajničke i osnovne zadatke upravljanja papirologijom.
Izravna interakcija s pacijentom
U većini medicinskih ureda, administrator je prva osoba koju pacijenti vide kada uđu. On ili ona obično sjede za stolom blizu glavnog ulaza i obično je zadužen za provjeru ljudi, odgovaranje na pitanja i osiguravanje da se pacijenti osjećaju u olakšati. Ovisno o uredu, ova osoba također može biti zadužena za upravljanje čekaonicom, uključujući održavanje urednosti i osiguravanje ometanja poput materijala za čitanje, igračaka ili odgovarajućih televizijskih emisija.
Upravljanje papirologijom koju pacijenti moraju ispuniti također je dio posla na većini mjesta. Administratori obično prikupljaju i bilježe podatke o osiguranju i obrasce i objavu povijesti bolesti, a obično traže i dospjele račune za participaciju ili vrijeme trajanja usluge.
Odgovaranje na pozive i upravljanje kalendarima
Upravljanje telefonima još je jedan jako važan dio posla ovog profesionalca. Ljudi koji zovu liječničke ordinacije obično razgovaraju s administratorom, barem u početku, osobito o stvarima poput dobivanja uputa do ureda ili zakazivanja termina. U slučaju hitne medicinske pomoći, službenik će obično proslijediti poziv liječniku ili medicinskoj sestri, inače će uzeti vrlo detaljnu poruku i proslijediti najvažnije informacije medicinskom stručnjaku “na poziv”.
Posao također obično zahtijeva dosta pameti kada je u pitanju raspoređivanje i organiziranje vremena. Administratori obično kreiraju i upravljaju kalendarima za sastanke, konzultacije s pacijentima i važne sastanke koje moraju stalno ažurirati. Kada liječnici, medicinske sestre ili drugi medicinski radnici kasne sa rasporedom ili moraju propustiti dane, posao je obično administratora da prilagodi stvari. Pozivanje pacijenata, preraspoređivanje događaja i premještanje termina u trenucima mogu biti ključni dio posla.
Činovnički rad
Medicinski svijet je svijet koji uvelike ovisi o dokumentima, a jedan od najvećih poslova administratora medicinskog ureda je održavanje papirologije i pisanih kartoteka u redu. To obično počinje s kartonima pacijenata. Administrator obično mora osmisliti sustav za ažuriranje i dostupnost datoteka, što često uključuje računanje i elektroničko vođenje evidencije. Većina modernih ureda koristi kombinaciju digitalnih i papirnatih datoteka, a organiziranje i asimilacija njih može biti veći zadatak nego što se čini.
Administratori ureda također mogu biti odgovorni za upravljanje korespondencijom i rukovanje stvarima kao što su računi za komunalne usluge i upravljanje plaćama. Mnogo toga ovisi o veličini ureda o kojem je riječ – velike operacije poput bolnica često imaju posebne odjele za naplatu koji će rješavati financijska pitanja, ali u manjim ordinacijama te stvari često padaju na ruku osobi koja sjedi na recepciji. Na nekim mjestima ova osoba također može rješavati papirologiju osiguranja, uključujući izdavanje računa pacijentima i upravljanje plaćanjima trećih strana.
Liječnici koji pomažu
Ovisno o uredu, administrator može također biti zatražen da pomogne medicinskom osoblju u stvarima kao što su diktat zapisa, transkripcija i priprema sobe za ispit. Možda će biti potrebno naručiti i laboratorijske pretrage. U nekim slučajevima zdravstveni djelatnici tretiraju svoje uredsko osoblje kao osobne asistente, tražeći od njih da naprave stvari poput organiziranja osobnog prijevoza, rezerviranja večere ili prikupljanja kemijskog čišćenja, iako to nipošto nije univerzalni dio opisa posla.
Različite radne postavke
Administrator medicinskog ureda može raditi na mnogo različitih mjesta. Individualne prakse neke su od najčešćih, ali posao se može pronaći gotovo svugdje gdje su pacijenti i zdravstveni radnici u interakciji – bolnice, starački domovi i samostalne klinike samo su neki primjeri. Ponekad je također moguće pronaći takve administratore koji rade od kuće, često kao “virtualni asistenti”. Liječnici i drugi koji upravljaju malim ordinacijama možda nemaju režijske troškove za unajmljivanje osoblja za dogovaranje termina i upravljanje dokumentima s punim radnim vremenom, ali dobivanje pomoći na daljinu nekoliko sati tjedno često je korisno. Aranžmani za rad kod kuće obično zahtijevaju pristup internetu i namjensku telefonsku liniju za rukovanje medicinskim pozivima, ali pojedinosti mogu uvelike varirati ovisno o okolnostima.
Zahtjevi za osposobljavanje i obrazovanje
Poslodavci uglavnom postavljaju vlastite zahtjeve kada je u pitanju zapošljavanje administratora medicinskih ordinacija, ali diploma srednje škole ili ekvivalent je gotovo uvijek neophodna. Iskustvo u obavljanju činovničkih poslova također je obično prednost, a poznavanje medicinskog naplate i kodiranja također može biti od pomoći. Neki koledži i strukovne škole nude tečajeve osmišljene posebno za osposobljavanje ljudi za rad u medicinskim ordinacijama. Iako ovakvi programi ni na koji način ne jamče rad kao administrator medicinskog ureda, oni mogu olakšati kandidatima da budu primijećeni, posebno kada su u pitanju konkurentni poslovi ili poželjni poslodavci.