Administrativni službenik pruža podršku nadzornicima, menadžerima i rukovoditeljima. Obično se od njega traži da bude fleksibilan i da raspoređuje svoje vrijeme jer se potrebe ovih zaposlenika razlikuju. Iako obično radi u uredskom okruženju, može također obavljati svoje administrativne odgovornosti u proizvodnom, industrijskom ili proizvodnom okruženju.
Ono što obično razlikuje administrativnog službenika od tajnice je to što je njegov posao obično više usredotočen na nesmetano odvijanje općih operacija nego na upravljanje dnevnim događajima. Također obično radi za više od jedne osobe. U većini poslovnih ozračja svoj posao uglavnom obavlja uz malo ili nimalo izravnog, svakodnevnog nadzora.
Dužnosti administrativnog referenta uvelike ovise o prirodi posla u kojem radi. Općenito, od njega se obično očekuje planiranje i provedba sastanaka, planiranje putovanja i prijevoza te osiguravanje optimalne komunikacije među odjelima. Ako ljudi za koje radi budu u toku s poslovnim aktivnostima i razvojem, on se inače smatra uspješnim.
Održavanje nesmetanog rada obično zahtijeva dobre računalne vještine. Administrativni službenik često koristi različite softverske programe za održavanje izvršnih kalendara, izradu proračunskih tablica i sastavljanje izvješća. Njegove online vještine općenito su potrebne za provođenje istraživanja u ime svojih nadređenih i održavanje komunikacije e-poštom s poslovnim suradnicima. Od njega se također može zahtijevati korištenje programa za obradu teksta za pisanje i uređivanje korespondencije te korištenje grafičkog softvera za izradu vizualnih prezentacija.
U nekim većim tvrtkama, administrativni službenik često može biti potreban za praćenje razine produktivnosti u različitim odjelima i preporučivanje promjena za poboljšanje učinkovitosti. Ti prijedlozi mogu uključivati promjene osoblja ili nadogradnju ili zamjenu glavnih uredskih strojeva ili opreme. Osoba na ovoj poziciji također je često odgovorna za održavanje zaliha uredskog materijala i dogovaranje poslova s dobavljačima.
Za uspjeh na ovoj poziciji obično su potrebne velike organizacijske i komunikacijske vještine. Podrška više menadžera i nadzornika zahtijeva izvrsne sposobnosti upravljanja vremenom. Da bi svi bili zadovoljni općenito zahtijevaju diplomaciju i takt od strane administrativnog službenika.
Za ovu poziciju obično je potrebna srednja školska diploma ili ekvivalent, iako se obično preferira diploma suradnika. Neke tvrtke zahtijevaju diplomu iz liberalnih umjetnosti ili komunikacija. Ponekad se vjeruje da što je službenik za zapošljavanje obrazovaniji, to i administrativni službenik mora biti obrazovaniji. Iskustvo kao tajnice ili uredskog pomoćnika je korisno za razmatranje za ovu poziciju. Pozadina u računalnim operacijama i uredska podrška smatra se imovinom.