Izvršni tajnik je osoba koja radi kao administrativni pomoćnik za najvišeg rukovoditelja. Ovo općenito nije tajnička pozicija na početnoj razini. Za ovaj posao obično je potrebno dugogodišnje iskustvo tajnice za pretežno visoke dužnosnike. Poslove dužnosti izvršnog tajnika mogu se proširiti na one tradicionalnog tajnika. Iako iskustvo može biti faktor koji pridonosi, neki poslodavci mogu zahtijevati fakultetsko obrazovanje da bi dobili ovu poziciju.
Završetak srednje škole obično je najmanje prihvatljivo obrazovanje za rad kao izvršni tajnik. Dok je bio u srednjoj školi, pojedinac je možda briljirao u poslovnim i računalnim tečajevima. Budući da polje za izvršne tajnike može biti konkurentno, stjecanje visoke diplome pojedincu može dati određenu prednost u osiguravanju posla. Neki pojedinci mogu se odlučiti za dvogodišnji suradnički stupanj, dok se drugi mogu odlučiti za četverogodišnji prvostupnik. Mnogi ljudi koji traže ovu poziciju kao karijeru mogu se upisati u program vezan uz poslovanje, kao što je poslovna administracija, upravljanje poduzećima ili uredska administracija.
U većini slučajeva, izvršni tajnik je desna ruka ili žena najvišeg rukovoditelja u tvrtki ili ustanovi. Tajnica je često pokretačka snaga iza kulisa, osiguravajući da posao teče glatko na dnevnoj bazi. Postoji mnogo zadataka koje obavlja izvršni asistent na ovoj poziciji. Neke od najčešćih dužnosti ove vrste tajnice mogu uključivati tipkanje pisama u ime njegovog ili njezinog šefa, izradu obrazaca, sastavljanje proračunskih tablica i primanje poruka. Osim toga, tajnik može pružiti administrativnu podršku drugim rukovoditeljima u odjelu.
Ponekad se izvršna tajnica može naći u sali za sastanke i radi više od samo uzimanja minuta. Tajnik će možda morati sudjelovati na sastanku u odsutnosti svog šefa i zastupati ga ili nju. Dok tajnik može samo slušati sastanak i voditi bilješke kako bi ih vratio šefu, neki će možda morati igrati aktivnu ulogu, poput držanja govora ili prezentacije. Iz tog razloga, mnogi šefovi provode mnogo vremena obučavajući svoju tajnicu kako bi osigurali da osoba može preuzeti vodeću poziciju ako je potrebno u njihovoj odsutnosti.
Za razliku od većine tradicionalnih tajnika, izvršni tajnik može provoditi vrijeme povezujući aktivnosti za izvršnu vlast izvan ureda. Neke će tajnice biti odgovorne za organiziranje putovanja za svog šefa. To može uključivati zakazivanje letova, dogovaranje hotelskih aranžmana i zakazivanje auto servisa. Često tajnik može također pružiti pomoć izvršnoj vlasti u pitanjima koja se tiču njegovog ili njezinog osobnog života. Na primjer, tajnica može zakazati preglede liječnika, dogovoriti večeru i koordinirati sastanke izvan ureda za izvršnu vlast.