Recepcionar na recepciji pozdravlja posjetitelje kada stignu u tvrtku i često je prvi glas koji ljudi čuju kada telefoniraju tvrtki. On ili ona obično obavljaju i brojne administrativne poslove, uključujući distribuciju pošte i arhiviranje. Ovisno o radnom mjestu, osoba na ovoj poziciji može se specijalizirati za stvari poput naplate, pravljenja rezervacija ili pomoći oko sigurnosti. On ili ona može raditi bilo gdje gdje je ugodan prostor, od proizvodnog pogona do hotela.
Dužnosti
Glavne dužnosti recepcionara na recepciji su da se ljudi osjećaju dobrodošli, odgovori na pitanja i usmjere ih u druge dijelove zgrade. Uz to, većina radi uredske poslove. Oni vode pisanu korespondenciju, zakazuju sastanke, šalju i prosljeđuju e-poštu, sastavljaju izvješća i održavaju uredski rad nesmetano. Priprema pisama i paketa za otpremu redovit je zadatak, kao i razvijanje dobrih odnosa s brodarskim i kurirskim službama.
Recepcionari na recepciji koji su radili neko vrijeme mogu imati dodatne dužnosti, poput laganog knjigovodstva i istraživanja potencijalnih dobavljača. To je osobito uobičajeno u tvrtkama koje nemaju drugo administrativno osoblje, poput tajnice. On ili ona također mogu generirati izvješća i proračunske tablice te pomoći u organizaciji sastanaka. Neke tvrtke također imaju recepcionere koji vode dosjee o drugim zaposlenicima, uključujući informacije o njihovoj prisutnosti i pregledima učinka.
Specijalizacije
Recepcionari na recepciji ponekad imaju specijalizacije na temelju svog radnog mjesta. Na primjer, onaj tko radi u odvjetničkom uredu možda će morati imati osnovno razumijevanje vrste prava za koji je njegova ili njezina tvrtka specijalizirana, dok će onaj tko radi u medicinskom uredu morati biti sposoban izdavati medicinske račune i razumjeti osnove zdravstvenog osiguranja. Isto tako, recepcionar na recepciji hotela mora biti u mogućnosti preuzeti rezervacije i usmjeriti ljude na lokalne tvrtke i znamenitosti. Oni koji rade na mjestima koja proizvode opipljive proizvode ili kućne eksponate, poput tvornice ili muzeja, mogu također voditi posjetitelje na obilaske. Na nekim mjestima ljudi na ovoj poziciji također mogu pomoći u sigurnosti prijavljivanjem i odjavljivanjem posjetitelja ili traženjem od posjetitelja identifikaciju.
Osobni i obrazovni zahtjevi
Recepcionar na recepciji mora biti visoko organiziran, prijateljski nastrojen i angažiran. On ili ona treba biti sposoban vrlo dobro obavljati više zadataka i biti sposoban odrediti prioritete projekata kada je to potrebno. Razlika između dobrog i izvrsnog recepcionara često se svodi na dobre vještine rješavanja problema i sposobnost interakcije s velikim brojem ljudi.
Svatko na ovoj poziciji mora dobro raditi s računalima i telekomunikacijskim sustavima. On ili ona moraju redovito kontaktirati zaposlenike, kupce i prodavače i moraju biti u mogućnosti učinkovito zvati ljude, slati im e-poštu i slati poruke prema potrebi. Iako nije uvijek potrebno, web video konferencije i obuka za VoIP (VoIP) su plus.
Ne postoje formalni uvjeti obrazovanja da biste postali recepcionar na recepciji. Neke tvrtke uzimaju ljude koji imaju samo srednju školu i obučavaju ih na poslu. Imati barem diplomu suradnika može uvelike povećati šanse osobe da dobije ovu vrstu posla, a neka mjesta zahtijevaju naprednije diplome.