Tajnici mogu imati niz dužnosti ovisno o svom radnom mjestu, ali općenito su zaduženi za nesmetano funkcioniranje ureda obavljajući mješavinu administrativnih zadataka i zadataka niže razine upravljanja. Ovi profesionalci obično odgovaraju na telefone i korespondenciju e-poštom te upravljaju sustavima arhiviranja; oni također mogu razvrstati poštu, organizirati sastanke i koordinirati komunikaciju među uredima. U većini slučajeva posao se smatra “početnom razinom”, što znači da za uspjeh nisu potrebne posebne vještine ili obrazovne kvalifikacije. Isto tako, obično ima mjesta za napredak. Ljudi s mnogo potencijala ili iskustva često se nađu u trci za sve prestižnijim poslovima sa sve većom plaćom.
Poslovi administrativnog pomoćnika, službenika i osobnih pomoćnika obično su uključeni u ovaj kišobran. Sve ove pozicije su administrativne i obično su usmjerene na papirologiju i elektroničko upravljanje dokumentima. Jedina od izuzetaka jesu “tajnici” na vladinoj razini ili drugi službeni “tajnici”, poput ministra obrane ili ministra financija. Iako ove titule mogu upućivati na funkciju na čisto niskoj razini, dužnosnici u tim ulogama općenito su prilično visoko rangirani i obično sami rade malo ili nimalo administrativnog ili činovničkog posla.
Činovničke vještine
Upravljanje uredom jedan je od najvažnijih tajničkih poslova. Ova kategorija posla može biti nešto šira, ali gotovo uvijek uključuje administrativne i činovničke dužnosti. Tajnici obično upravljaju uredskom papirologijom, što uključuje slanje i primanje pošte, stvaranje i organiziranje sustava arhiviranja i upravljanje korespondencijom. U većini okruženja ključne su vještine računala i obrade teksta.
Odgovaranje na telefonske pozive također je važan dio posla na većini mjesta. Tajnice su često prve osobe s kojima će klijenti i klijenti razgovarati kada telefoniraju u tvrtku. Kao takvi, obično su potrebni dobri maniri i uljudno držanje. Profesionalci obično moraju pokazati veliku dozu takta kada primaju poruke, stavljaju pozivatelje na čekanje ili odgovaraju na osnovna pitanja.
Planiranje i kalendar
U mnogim je postavkama administrativno osoblje zaduženo za upravljanje uredskim kalendarima, kao i kalendarima pojedinačnih zaposlenika. Često su odgovorni za zakazivanje sastanaka i termina te paziti na sukobe i dvostruke rezervacije. Ovaj zadatak je posebno izražen na mjestima kao što su medicinske ordinacije gdje pacijenti stalno traže termine, ali se može pojaviti bilo gdje gdje su zaposlenici više razine “potražni”. Čak i ako je u pitanju samo zakazivanje sastanka za ručak ili dogovaranje rezervacija za večeru, tajnice su obično neke od prvih osoba kojima se izvršni direktori i menadžeri obraćaju za pomoć.
Dužnosti upravljanja
Osim činovničkih vještina, administrativno osoblje mora biti upravitelj vremena i ljudi. Moraju predvidjeti potrebe uredskog osoblja, brzo rješavati interne probleme i učinkovito raditi na koordinaciji i zbližavanju različitih ljudi. Izvrsne vještine ljudi doista su važne, osobito kada je u pitanju upravljanje rukovoditeljima i drugim važnim članovima osoblja. Velik dio posla može biti “iza kulisa” s tajnicama koje predviđaju potrebe i zahtjeve svojih nadređenih prije nego što se zahtjevi i postave.
Položaj u hijerarhiji osoblja
U većini ureda tajnice se smatraju na niskoj razini i gotovo su uvijek pri dnu uredskog reda. Obično odgovaraju i srednjem i višem rukovodstvu i obično moraju pomoći svima jednako. Međutim, velike tvrtke i uredi često imaju cijele tajničke skupove, u tom slučaju se pojavljuje nešto nijansiranije hijerarhije. U tim postavkama, neki radnici mogu imati zadatak da obavljaju sitne poslove poput arhiviranja i odgovaranja na telefonske pozive, dok drugi mogu upravljati rasporedom i komunicirati s osobljem višeg ranga. Napredak u tim uredima obično ovisi o vremenu i iskustvu.
Neki od najprestižnijih poslova koje tajnica može dobiti je u području osobne asistencije. Mnogi viši rukovoditelji i korporativni čelnici imaju predane administratore čiji je cijeli radni vijek posvećen brizi i upravljanju rasporedom jednog čelnika. Ova vrsta tajnice obično mora raditi duge sate i nositi se s ponekad nepredvidivim zahtjevima i zahtjevima, ali je često među najbolje plaćenim i najcjenjenijim u struci.
Zahtjevi za obuku i školovanje
Različiti poslodavci imaju različite zahtjeve za to kako su njihove tajnice educirane. U nekim slučajevima, srednja školska diploma ili ekvivalent je sve što je potrebno, dok su u drugima poželjne stvarne tajničke potvrde ili diplome. Državni koledži i strukovne škole često nude programe u kojima zainteresirani učenici mogu naučiti detalje obrade teksta i uredskog upravljanja. Pohađanje ovakvog tečaja često je dobra ideja čak i ako nije strogo potrebno, jer može pomoći da se aplikacija istakne i može dati novim zaposlenicima nogu kada je u pitanju iskustvo.
Posebne okolnosti: službeni i državni tajnici
Izraz “tajnica” možda nije uvijek povezan s uredskim administratorom. U nekim slučajevima, osobito u onima koji uključuju visoke državne dužnosnike, oznaka se može koristiti u počasnom svojstvu za označavanje upravljanja širokim sektorom poslova. Dužnosnici koji vode odjele ili nadziru glavne vladine odjele mogu koristiti tajničke titule, ali njihove poslove ne treba miješati s uobičajenim ulogama upravljanja uredima.