Dostupan je širok izbor alata za praćenje troškova i ljudi će možda morati eksperimentirati kako bi pronašli metodu koja odgovara njihovim potrebama. Biti spreman isprobati nekoliko metoda i imati pristup probnim verzijama softverskih alata vrlo je korisno. Ljudi bi također trebali razmotriti zašto prate troškove, jer im to može pomoći da pronađu najbolji način za vođenje svoje financijske evidencije. Alati dizajnirani posebno za poreze, na primjer, mogu funkcionirati drugačije od onih namijenjenih pomoći ljudima u proračunu.
Ljudi mogu pratiti troškove pomoću računovodstvenog softvera, uključujući niz integriranih proizvoda koji mogu raditi stvari poput dohvaćanja podataka s bankovnih računa. Svojim troškovima mogu upravljati i ručno, bilo korištenjem polja za označavanje u čekovnoj knjižici ili dnevniku računa, ili vođenjem knjige troškova. Neki ljudi pronalaze sredinu, koristeći alat poput računalne proračunske tablice za upravljanje troškovima kako bi mogli prilagoditi izgled i polja.
Neke stvari o kojima treba razmišljati pri odabiru metode za praćenje troškova uključuju koje se vrste troškova prate, zašto i kako će se informacije koristiti. Praćenje kućnih i poslovnih troškova može uključivati različite potrebe, na primjer. Student može pratiti troškove kako bi predao računovodstvo u trust fond za nadoknadu, dok bi neovisni izvođač mogao htjeti pratiti troškove u svrhu utvrđivanja poreznih odbitaka na kraju godine.
Općenito, preporučljivo je pratiti troškove kako nastaju ili u redovitim intervalima kao što su tjedni, umjesto da se povremeno vraćate unatrag i morate rukovati velikim količinama podataka. Za ljude koji imaju problema s tim, softverski program koji komunicira s bankovnim računima može biti od pomoći jer će se sve financijske aktivnosti na tim računima odmah uvoziti i od ljudi će se tražiti da unesu podatke, kao što je kategorizacija određene financijske aktivnosti. Za osobe koje trebaju čuvati račune važno je imati popratni sustav za podnošenje i organiziranje računa.
Kada ljudi prate troškove za određenu svrhu, možda će htjeti razgovarati s računovođom o svojim mogućnostima i najboljem načinu praćenja svojih troškova. To će ih spriječiti da kasnije moraju raditi iznova; na primjer, porezni odbici su podijeljeni u različite kategorije, a znajući koje su te kategorije i što se u njih uklapa omogućit će ljudima da prvi put ispravno klasificiraju troškove. Isto tako, ljudi koji prate troškove kako bi zadovoljili uvjete sporazuma, kao što su studenti koji su odgovorni svojim roditeljima ili zaposlenici koji prate troškove za poslodavca, trebali bi razgovarati s drugom stranom o tome što se očekuje da će razviti obostrano zadovoljavajući sustav. Mogu postojati zakonski zahtjevi za druge; osoba koja upravlja zakladnim fondom, na primjer, mora ispuniti stroge zahtjeve za izvješćivanje i prijavu kako bi objasnila kako se fond koristi.