Izvanbilančna evidencija je način praćenja imovine ili duga bez uključivanja u glavni računovodstveni sustav. Većina tvrtki ima dvije metode upravljanja imovinom i dugovima, poznate kao bilančna i izvanbilančna stanja, a ponekad se nazivaju knjigovodstvenim i izvanknjižnim knjigovodstvom. Bilančna imovina i dugovi standardne su transakcije koje tvrtka posjeduje i za koje je izravno odgovorna, dok su izvanbilančne transakcije za okolnosti kada tvrtka nema izravno vlasništvo nad novcem. Ovaj izraz je također uobičajen način opisivanja nezakonitih računovodstvenih praksi.
Najveća razlika između bilančne i izvanbilančne imovine ili dugova je vlasništvo. Kada imovina ili dug pripada tvrtki, tvrtka može učiniti gotovo sve što želi s novcem, kao što je unovčiti imovinu i potrošiti novac, reinvestirati u vlastitu tvrtku ili prodati dugove drugim institucijama. Ako novac ne pripada tvrtki, ona ne može ništa učiniti bez odobrenja vlasnika.
Zajednički koristi
Većina tvrtki koristi gotovo isključivo on-book sustav. Mjesta poput maloprodajnih trgovina i restorana nemaju uobičajenu potrebu za izvanknjižnim računovodstvom; jedina mjesta gdje je praksa uobičajena su u financijskim institucijama i brokerskim kućama. Te tvrtke često drže novac i imovinu za druge strane, a iako je ta imovina u sustavu tvrtke, ona zapravo ne pripada tvrtki.
Iako mnoge banke koriste izvanbilančni sustav, on nije potreban za svaku bankovnu transakciju. Na primjer, kada osoba daje novac banci, to je dio ugovora koji je sklopio kada je otvorio račun. Novac koji banka drži zapravo pripada toj osobi i može ga koristiti kako želi. Kada osoba dobije novac u banci, ona zapravo dobiva svoj vlastiti novac koji mu se vraća, što znači da se transakcija zapravo smatra dijelom on-book sustava. Kao rezultat toga, većina računovodstva institucije obavlja se pomoću bilance.
Transakcija je navedena u izvanbilančnoj evidenciji samo ako institucija koja drži novac nema kontrolu izvan izravne ugovorne koristi. Ova situacija se zapravo pojavljuje u samo nekoliko slučajeva, a većina njih uključuje držanje novca u povjerenju. Na primjer, ako brokerska kuća drži mali iznos ulagačevog novca kao zalog protiv pada na burzi, taj novac zapravo ne pripada tvrtki sve dok ga ne uzme da pokrije gubitak. Do tog trenutka novac se nalazi na računima brokerske kuće, ali ga tvrtka ne može koristiti.
Snimanje nedopuštenih transakcija
Izvanbilančna je također uobičajena metoda opisivanja transakcija koje su nezakonite. Te se transakcije odvijaju izvan službenih knjiga tvrtke. Bez obzira na podrijetlo, svaki novac koji uđe ili izađe mora se obračunati. U prošlosti je to dovelo do prakse korištenja dviju računovodstvenih knjiga, jedne službene i jedne ne, stvarajući sustav na i izvan knjigovodstva.