Vlasnik evidencije je registrirani vlasnik dionice ili dužničkog instrumenta, kao što je obveznica. Korporacije moraju pratiti vlasnike svojih vrijednosnih papira za razne administrativne svrhe. Neki vrijednosni papiri su opozivi, što znači da tvrtka izdavatelj može zahtijevati njihov povrat. Drugi mogu imati ograničenja vezana uz njihovu prenosivost. U takvim slučajevima, izdavatelj mora biti u mogućnosti komunicirati s imateljem.
Vlasnik vrijednosnih papira može imati određena prava vezana uz njegovo ili njezino ulaganje. Ta prava mogu uključivati glasovanje o korporativnim pitanjima, raspodjelu dividendi i kamata, kao i rutinsku korporativnu komunikaciju. Ovisno o specifičnoj vrsti vrijednosnog papira, registraciju vlasnika može održavati sama korporacija koja je izdala ili neovisna registratorska tvrtka. Opet, sposobnost pronalaženja nositelja rekorda je kritično važna.
Redovnim dionicama se redovito trguje od jednog vlasnika do drugog, što može stvoriti problem ako dividenda dospije na naplatu tijekom razdoblja prijenosa. Kada se trguje dionicama, konačni prijenos vlasništva može potrajati nekoliko dana. Pitanje je onda ima li kupac ili prodavatelj pravo na dividendu ili prihod od podjele dionica tijekom ovog razdoblja namirenja. Pravila Komisije za vrijednosne papire i burzu Sjedinjenih Američkih Država rješavaju pitanje tako što nalažu da korporativni direktori navedu datum evidencije kada proglašavaju dividendu. Rekorderi na taj datum imaju pravo na dividendu.
Da biste se kvalificirali kao nositelj rekorda, dionice se moraju kupiti najmanje dva radna dana prije datuma evidentiranja. Ovaj posljednji dan za zaradu dividende naziva se datumom ex-dividende. Datum zapisa obično nije datum kupnje; to je samo trenutak u vremenu kada se uspostavlja vlasništvo u svrhu distribucije.
Nositelj evidencije može biti pojedinac ili poslovni subjekt, a ime vlasnika obično je navedeno na certifikatu dionica ili obveznica. On ili ona mogu biti samo skrbnik, kao kada je stvarni korisnik maloljetan ili kada vrijednosni papir drži broker u ime klijenta. Vrijednosni papiri također mogu biti potpuno neregistrirani, u tom slučaju ne postoji nositelj evidencije kojeg bi registrator zabilježio ili imenovao na certifikatu. Takvi neregistrirani vrijednosni papiri nazivaju se potvrdama na donositelja, a tko ih posjeduje, može njima trgovati ili primati dospjele beneficije raspodjele. Nositelji evidencije također se mogu nazvati vlasnicima zapisa ili dioničarima/dioničarima zapisa.