Debitni memorandum je računovodstveni alat koji se koristi u nekoliko namjena. Služi kao sredstvo za financijske institucije, kao što su banke, da obavještavaju svoje klijente o promjenama stanja na njihovim računima zbog interno generirane transakcije koja možda nije uključena u uobičajene vrste troškova koji se obračunavaju na računima takvih klijenata. Ovu mogućnost također koriste tvrtke kao sredstvo za ispravljanje neravnoteže u naknadama koje su prethodno izdane za transakciju.
Ponekad tvrtke griješe tako što svojim kupcima naplaćuju iznos koji može biti niži od stvarne cijene usluge ili proizvoda. Kada se to dogodi, tvrtka bi mogla odlučiti riješiti takvu grešku korištenjem debitnog memoranduma. U ovom slučaju, teretni memorandum će sadržavati samo razliku između prethodno naplaćenog iznosa i stvarnog iznosa, koji će se kupcu ispostaviti kao račun. Tvrtka koja je izdala takav debitni memorandum možda je također propustila uzeti u obzir neke čimbenike koji utječu na cijenu robe kada je izdala izvorni račun, zbog čega je bila nužna da ponovno izračuna i pripiše stvarni iznos kupcu za doznaku plaćanje.
Drugi zahtjev za debitni memorandum je naknada koju banka pripisuje računu vlasnika računa, osim uobičajenih troškova. Na primjer, banka može teretiti navedeni iznos sa stanja vlasnika računa kao kaznenu kaznu za izdavanje odbijenih čekova. U takvom slučaju banka će izdati memorandum o terećenju zahvaćenom klijentu, obavještavajući ga o odbitcima, prirodi odbitka i trenutnom stanju na računu deponenta. Ponekad banka može izdati memorandum o terećenju kada tereti nešto novca s računa klijenta kao naknadu za uslugu održavanja računa.
U drugim slučajevima, razlog za generiranje ovog alata mogao bi biti zbog neke vrste pogreške od strane računovođa prilikom usklađivanja računa tvrtke. U ovom slučaju, računovođe će nadoknaditi pogrešku korištenjem debitnog memoranduma. Obično takve pogreške u usaglašavanju precjenjuju ukupno stanje na računu ili mogu biti posljedica nekih grešaka u naplati usluga i robe kupcima koji su povećali ukupno stanje.