Ako vaš poslodavac ima politiku troškova koja se odnosi na korištenje osobnog vozila zaposlenika u poslovne svrhe, možete podnijeti zahtjev u skladu s procedurama tvrtke za državnu nadoknadu kilometraže. Tvrtka će obračunati ovu nadoknadu kao odbitak operativnih troškova u svojim prijavama poreza na dobit, na temelju vladinih pravila o osobnim vozilima koja se koriste za poslovanje. Ako vaš poslodavac nema policu ili ako ste samozaposleni, jedini način da dobijete naknadu za korištenje vašeg automobila može biti da ga odbijete kao nenadoknađeni poslovni trošak na vašoj prijavi poreza na dohodak, ovisno o svoje lokalne porezne kodove. Ova metoda obično vam tehnički neće donijeti povrat novca u gotovini od strane države. Umjesto toga, odbitak će smanjiti vaš oporezivi dohodak tako da ćete platiti manje poreza.
Vlade obično donose odredbe u svom poreznom zakonu koje se bave poslovnom upotrebom vozila u privatnom vlasništvu. Ove odredbe uspostavljaju okvir koji poslodavci moraju koristiti da vam nadoknade troškove korištenja vašeg automobila u poslovnim pitanjima. Poduzeća koja poštuju pravila mogu odbiti naknade zaposlenima kao poslovni trošak u prijavi poreza na dobit tvrtke.
U SAD-u vam propisi o poreznom zakonu omogućuju da izračunate iznos koji biste trebali biti nadoknađeni za korištenje vašeg automobila korištenjem točne cijene troškova ili korištenjem fiksne stope po milji. Državnu stopu nadoknade kilometraže utvrđuje svaka vlada i može se mijenjati svake godine. Ako odlučite koristiti paušalnu stopu, trebali biste pratiti prijeđene kilometre u poslovne svrhe i pomnožiti je s državnom stopom koja je na snazi u to vrijeme. Stopa koja je ili je bila na snazi za bilo koju godinu uvijek se može pronaći na web stranici vlade.
Državni povrat kilometraže osigurava vaš poslodavac u skladu s politikom troškova zaposlenika. Međutim, vaš poslodavac nije dužan nadoknaditi vam troškove, kao što niste dužni koristiti svoj osobni automobil za daljnje poslovanje. Ako ste svoj automobil koristili u poslovne svrhe i niste dobili naknadu, možete odbiti državnu naknadu za kilometražu u svojoj prijavi poreza na dohodak.
Od vas se traži da se pridržavate određenih formalnosti kada tražite državnu naknadu za kilometražu za korištenje vašeg automobila. Obično morate voditi dnevnik putovanja koji označava dan, vrijeme, početnu lokaciju, krajnju lokaciju, kilometražu i svrhu svakog poslovnog putovanja. Ovaj zapisnik trebate predati svom poslodavcu sa zahtjevom za nadoknadu kako bi bio dostupan u slučaju porezne revizije. Čuvajte ga kao dio svoje evidencije ako ste samozaposleni ili podnosite zahtjev za odbitak u prijavi poreza na dohodak.