Jednostavne knjige se koriste u poduzećima za praćenje i dokumentiranje priljeva i odljeva novca. Glavne knjige odvajaju stanja računa imovine i obveza na zaduženja i kredite. Podknjige detaljno prikazuju transakcije koje izravno utječu na stanje računa, kao što su potraživanja. Knjige se ponekad nazivaju t-računima, budući da sve transakcije koje utječu na dugovanja moraju biti uravnotežene ili jednake transakcijama koje utječu na kreditna stanja.
Knjigovoditelji i računovođe dokumentiraju troškove tvrtke i uplate koje prima kroz niz upisa u dnevnik. Na primjer, ako tvrtka kupuje zalihe na kredit, izvršit će se knjiženje zaduženja u iznosu kupnje zaliha. Odgovarajući unos kredita bit će napravljen za isti iznos koji ukazuje na dug na računu ili kreditnoj liniji. Ti se iznosi na kraju koriste za izračunavanje završnog stanja računa, koje se zatim može prenijeti u jednu od vrsta jednostavnih knjiga.
Pojam t-račun koristi se za opisivanje procesa sortiranja debitnih i kreditnih transakcija. Naziv je proizašao iz načina na koji su transakcije predstavljene: na papiru je nacrtana linija koja nalikuje slovu “t”, pri čemu su s desne strane zabilježeni debitni iznosi, a s lijeve strane kreditni iznosi. Svaka transakcija sadrži i zaduženje i kredit za pod-knjigu. Na primjer, plaćanje izvršeno na fakturi rezultiralo bi terećenjem ili smanjenjem na gotovinskom računu i odobrenjem ili povećanjem na računu obveza.
Za grupe transakcija koje su međusobno povezane, kreira se podknjiga. Podknjige su način da se pojednostave financijska izvješća tvrtke. Oni odražavaju je li se stanje računa povećalo ili smanjilo tijekom obračunskog razdoblja, koje obično može trajati tri mjeseca, šest mjeseci ili godinu dana. Na primjer, u slučaju potraživanja, iznos salda može odražavati ima li tvrtka problema s naplatom dugovanog novca za zalihe koje su već prodane.
Završna stanja podknjiga prenose se u glavne knjige. Ove vrste jednostavnih knjiga sažetak su podrijetla cjelokupnog debitnog i kreditnog stanja tvrtke. Glavna knjiga ne daje pojedinosti o stanju računa. Na primjer, račun “prodaje” bit će naveden kao jedno stanje i predstavlja zbroj svih prodaja koje je tvrtka ostvarila u tom obračunskom razdoblju.
Glavne knjige su također poznate kao “konačni unos”. Jednostavne knjige sadrže vrijednosti koje će se koristiti za izradu bilance tvrtke, računa dobiti i gubitka i izvještaja o novčanim tokovima. Pažljivo vođenje evidencije u jednostavnim knjigama može biti posebno korisno kada dođe vrijeme za izradu bilance, budući da imovina tvrtke mora biti jednaka njezinim obvezama plus dionički kapital.