GAAP kodifikacija je proces koji uključuje uspostavljanje standardnih procesa kodiranja na temelju općeprihvaćenih računovodstvenih načela. Uvedena u prvom desetljeću 21. stoljeća od strane Odbora za financijske računovodstvene standarde (FASB), svrha je kodifikacije pomoći u standardizaciji raščlanjivanja kategorija i podkategorija koje se koriste u procesu poslovnog računovodstva. Korištenje GAAP kodifikacije kao osnove za vođenje financijskih zapisa tvrtke može pomoći u pojednostavljivanju internog procesa usklađivanja, a istovremeno olakšava pružanje podataka potrebnih za provođenje financijske revizije.
Opća ideja iza GAAP kodifikacije je minimiziranje raspona ponekad zamršenih i zbunjujućih standarda korištenih u prošlosti pružanjem osnovnog predloška kako stvoriti i upravljati kategorijama i podkategorijama unutar skupa računovodstvenih knjiga. Općenito, ova vrsta kodifikacije može pomoći vlasniku malog poduzeća u postavljanju održivog računovodstvenog sustava koji će dobro funkcionirati čak i ako se tvrtka brzo širi. Terminologija je također nešto ugodnija za one koji nemaju opsežno iskustvo u računovodstvenim politikama i postupcima, što znatno olakšava obuku zaposlenika za upravljanje raznim funkcijama obveza i potraživanja.
Osnovni pristup GAAP kodifikacije uključuje četveroslojni pristup koji uključuje temu, podtemu, odjeljak i odlomak. Ovaj hijerarhijski raspored omogućuje praćenje logičkog slijeda kako bi se osigurali svi potrebni podaci o radnom mjestu ili unosu u računovodstvene evidencije. Aranžman uvelike olakšava povezivanje knjiženja s rezervnom dokumentacijom koja podržava te unose, što je prednost koja može biti osobito korisna kada je u pitanju interno izvođenje računovodstvenih usklađivanja. Ovaj pristup također može pojednostaviti proces podvrgavanja reviziji od strane treće strane, budući da proces olakšava prepoznavanje pogrešaka knjiženja i svih drugih odstupanja koja se mogu pronaći tijekom revizije.
Uz uključivanje lanca strukture koji počinje temom i završava paragrafom koji opisuje, GAAP kodifikacija također pomaže u definiranju kategorija koje se koriste za praćenje imovine i obveza. Kategorije kao što su imovina, obveze, kapital, prihodi, rashodi i široke transakcije uključene su u popis preporučenih kategorija. Tvrtke mogu koristiti sve ili samo dio preporučenih kategorija, ovisno o prirodi poslovanja. Osim toga, GAAP kodifikacija također omogućuje uspostavu industrijske kategorije, što olakšava prilagodbu upotrebe kodifikacije poslovanju povezanom s bilo kojom vrstom industrijske klasifikacije.