Dnevnik novčanih primitaka posebna je evidencija koju koriste u računovodstvu, obično trgovci na malo. To uključuje bilježenje pojedinosti o prodaji na specifičan način. Zauzvrat, dnevnik novčanih primitaka skuplja relevantne informacije na način koji olakšava preslikavanje, u zbroju, na tradicionalne račune s dvostrukim unosom.
Većina računa poduzeća priprema se na osnovi dvostrukog unosa. Ovo funkcionira oko koncepta da je svaka transakcija razmjena i tako utječe na cjelokupno bogatstvo tvrtke na dva načina. Na primjer, kada trgovac na malo proda knjigu, njegov novčani saldo se povećava za kupovnu cijenu, dok se vrijednost ukupne zalihe smanjuje.
Da bismo to uzeli u obzir, svaka transakcija je navedena u dva odvojena stupca na računima. Jedan element transakcije naveden je kao zaduženje, a drugi kao kredit. Ovo također obavlja administrativnu funkciju jer bi u bilo kojem vremenskom razdoblju ukupni iznosi za stupce zaduženja i kredita trebali biti identični. Tamo gdje se ne podudaraju, uobičajeno je objašnjenje da je napravljena greška u popisu ili matematička pogreška. Redovita provjera na ovaj način može uhvatiti greške i olakšati njihovo pronalaženje nego da su ostavljene do kraja punog obračunskog razdoblja.
Glavni nedostatak računovodstva s dvostrukim unosom je to što može biti previše komplicirano za svaki dan, posebno u postavkama u kojima postoji specijalizirani računovođa koji nije pri ruci za stvarnu maloprodajnu stranu poslovanja. To može biti slučaj s malim poduzećem, gdje vlasnik koristi vanjskog računovođu, ili s velikim poduzećem, gdje računovođa radi iz središnjeg ureda tvrtke s više maloprodajnih mjesta.
Rješenje ovog problema je niz dokumenata poznatih kao knjige prvog unosa ili knjige izvornog unosa. To su dokumenti koji se mogu koristiti za jednostavno snimanje financijskih podataka po prvi put, na primjer od strane voditelja trgovine na kraju svakog dana, radeći od do primitka. Primjeri uključuju knjige koje se bave bankovnim transakcijama i kupnjama od dobavljača.
Jedna od ovih knjiga prvog unosa je dnevnik novčanih primitaka. To pokriva svaku prodajnu transakciju koja je na gotovinskoj osnovi. U ovom kontekstu, gotovina znači da je plaćanje trenutno, a ne na kredit; može pokriti plaćanje fizičkim kovanicama, debitnim ili kreditnim karticama i čekovima. Uz popis pojedinosti svake transakcije, dnevnik novčanih primitaka također će navesti pojedinosti kao što su popusti dani kupcu u odnosu na standardnu maloprodajnu cijenu. To može biti važno, budući da tvrtke često procjenjuju svoje postojeće zalihe na temelju očekivane konačne prodajne cijene, a ova procjena pretpostavlja da će biti primljena puna maloprodajna cijena.