Također poznato kao pismo sa zahtjevom za nadoknadu, pismo o nadoknadi je dokument koji navodi specifičnu financijsku situaciju koja postoji između dviju strana i identificira potrebu da jedna od tih strana primi povrat cijelog ili dijela financijskog doprinosa danog kao dio financijske transakcije. Stvarni sadržaj pisma može biti donekle neformalan, ili može biti vrlo detaljan i formalan, ovisno o okolnostima koje okružuju transakciju. U tekstu pisma nalazi se osnovni popis stavki koje treba riješiti, uključujući pružanje identifikacijskih informacija u vezi s transakcijom o kojoj je riječ, iznos traženog povrata i vrstu uvjeta plaćanja koji se smatraju prihvatljivim.
Kod većine formata pisma o nadoknadi, prvi zadatak je identificirati razlog za nadoknadu. Na primjer, ako je član kluba zdravlja ponudio plaćanje za jednogodišnje članstvo i mora se preseliti na posao do kraja prvog tromjesečja te godine, on ili ona može obavijestiti klub o ovoj promjeni statusa. Pod pretpostavkom da uvjeti članstva dopuštaju djelomičnu nadoknadu članarine zbog preseljenja člana, pod uvjetom da ovi podaci pomažu da se primijeti da je ova konkretna situacija pokrivena i da je dospjela neka vrsta nadoknade.
Uz navođenje razloga zahtjeva, pismo o nadoknadi također treba navesti predviđeni iznos naknade. To primatelju omogućuje da još jednom provjeri brojke i utvrdi je li taj iznos točan. Pod pretpostavkom da obje strane točno tumače odredbe sporazuma između njih, ova ljubaznost jednostavno pomaže prenijeti razumijevanje da svi uključeni imaju istu razinu očekivanja.
Treća ključna komponenta u svakom pismu o nadoknadi je identificiranje prihvatljivih metoda pružanja te nadoknade podnositelju zahtjeva. Pošiljatelj može zatražiti plaćanje u obliku čeka, kredita na račun kreditne kartice ili elektroničkog prijenosa sredstava na njegov ili njezin bankovni račun. To često pomaže ubrzanju plaćanja, budući da nema potrebe za izdavanjem dodatnih obavijesti kako bi se odredilo kako se plaćanje treba obraditi.
Nakon što je pismo o nadoknadi poslano i zaprimljeno, mnoge tvrtke će odgovoriti potvrdom zahtjeva i naznakom kada će isplata biti izdana. Obično će se iznos povrata navesti u odgovoru, što omogućuje da se točno zna koliko će biti vraćeno čekom, kreditom ili prijenosom sredstava. Pod pretpostavkom da su traženi i odobreni iznos isti, transakcija se smatra dovršenom nakon što se plaćanje ponudi.