U najširem smislu, preliminarni prospekt je dokument koji je prvi nacrt dokumenta koji uključuje odredbe za naknadne izmjene. Glavna funkcija ove vrste dokumenta je pružiti osnovne informacije koje su relevantne za nadolazeću poslovnu transakciju, uključujući podatke koji se odnose na tvrtku koja obavlja transakciju, kako je organizirana, tko je zadužen i kako tvrtka zamišlja provedbu predložene akcije. Istodobno, preliminarna priroda dokumenta ostavlja otvorena vrata za pročišćavanje uključenih podataka, kada i prema potrebi.
Ponekad se naziva preliminarnom izjavom, a jedna od najčešćih upotreba preliminarnog prospekta odnosi se na stvaranje inicijalne javne ponude. U ovom scenariju, tvrtka stvara izjavu o planovima za izradu takve ponude i podnosi je odgovarajućoj vladinoj agenciji ili komisiji. Vladini propisi diktiraju vrstu informacija koje moraju biti uključene u ovu preliminarnu izjavu, ali većina nacija bi zahtijevala pozadinu o povijesti, strukturi poslovanja i financijskoj stabilnosti poslovanja da bi bila uključena. Kao dio formata, tekst mora biti uključen kako bi se naznačilo da se dijelovi dokumenta mogu promijeniti kasnije.
Na primjer, tvrtka koja posluje u Sjedinjenim Državama dostavila bi preliminarni prospekt Komisiji za vrijednosne papire i burze na pregled prije nego što napravi bilo koju vrstu javne ponude. Budući da je zahtjev Komisije tradicionalno zahtijevao da se za dijelove teksta koristi crvena tinta, zbog toga je ova vrsta prospekta dobila nadimak “crvena haringa”. Nadimak se počeo koristiti za prepoznavanje svega što nije u svom konačnom obliku i još uvijek je podložno promjenama.
Također je uobičajeno da preliminarni prospekt uključuje informacije o tome kako će se aktivnost obavljati. U slučaju inicijalne javne ponude, to će uključivati pojedinosti o tome koliko će dionica biti ponuđeno, početnu cijenu javne ponude i kako će tvrtka upravljati distribucijom dionica prilikom njihove prodaje. Ideja koja stoji iza uključivanja ove vrste detalja je utvrditi je li inicijativa bila dobro planirana i čini se da je u skladu s važećim propisima.
Iako preliminarni prospekt ostavlja otvorenu mogućnost naknadnog dodavanja ili izmjene dokumenta, većina tvrtki nastojat će dokument učiniti što bliže konačnom nacrtu. Iz tog razloga, čak i preliminarni prospekt može biti vrlo detaljan dokument koji jasno pokazuje namjere izdavatelja, kao i strukturiranje strategije kojom će se postići željeni cilj. U slučaju da prospekt ne sadrži ono što regulatorna agencija smatra bitnim podacima, prospekt se odbija i mora se izmijeniti i ponovno podnijeti prije nego što ponuda može krenuti dalje.