Također poznat kao debit note, debit note je vrsta računovodstvenog dokumenta koji se koristi za identifikaciju iznosa koji se tereti na korisničkom računu. U nekim je slučajevima dopis interni dokument koji omogućuje vođenje evidencije o troškovima i računima koji još nisu fakturirani. U drugim slučajevima, zaduženje ima funkciju sličnu onoj kod fakture, dopuštajući kupcu korištenje dokumenta kao osnove za podnošenje plaćanja.
Kada se koristi kao interni dokument, knjižno zaduženje može se koristiti za primjenu troškova na korisnički račun koji još nisu fakturirani. To može uključivati trenutnu upotrebu koja se dogodila od posljednjeg izvoda o naplati. Nakon što započne proces pripreme računa za posljednje zatvoreno razdoblje, svi bilješki stvoreni od posljednjeg datuma zatvaranja koristit će se kao dokumentacija za potporu stavki na novom računu. Dok se u prošlosti zapis o terećenju čuvao samo kao kopija na papiru, neki računovodstveni softverski sustavi danas dopuštaju izradu elektroničkog zapisa kojem se može pristupiti i koristiti za popunjavanje pojedinosti na računu kupca.
Kao zamjenski dokument za fakturu, knjižno zaduženje može se koristiti kao sredstvo za usklađivanje salda dospjelih na računu kada se prethodno nastali trošak iz nekog razloga izostavi s tog računa. Na primjer, ako bi posebna cijena koja se pruža klijentu putem ugovora trebala isteći, a pojedinosti u sustavu naplate nisu ažurirane, moguće je da će se razdoblje naplate naplatiti po starijim i više neprimjenjivim stopama, a ne po standardne cijene za isporučenu robu i usluge. Kada je to slučaj, tvrtka može odlučiti izdati knjižno zaduženje i proslijediti kopiju klijentu, usklađujući stanje na toj fakturi i zatražiti da se ostatak plaćanja ponudi u određenom vremenskom razdoblju.
Baš kao što se knjižno odobrenje često koristi za obavljanje neke vrste prilagodbe u saldu dospjelih na korisničkom računu uklanjanjem dijela akumuliranih troškova, knjižno zaduženje može se koristiti kao mehanizam za dodavanje troškova za koje je utvrđeno da se primjenjuju na taj kupac. Stvarni detalji u dopisu će se razlikovati ovisno o politikama tvrtke i tome koliko se strogo poštuju općeprihvaćena računovodstvena načela, ali dokument će vjerojatno uključivati sve informacije potrebne za konačno stvaranje stavke na fakturi. Osim toga, pojedinosti o zaduženju bit će dovoljne za praćenje povijesti transakcije od trenutka nastanka naknade pa sve do datuma fakturiranja.