Svaki račun za slučajne troškove koji zaposlenik koristi za dobivanje nadoknade može se smatrati primitkom sitnog novca. Većina ureda i odjela ima ono što je poznato kao fond sitnog novca ugrađen u svoje proračune. Okolnosti pod kojima zaposlenici mogu koristiti novac u fondu sitnog novca variraju, ali većinu vremena fond pokriva manje novčane troškove, kao što je parkiranje za sastanak izvan mjesta, uredski materijal ili poštarina. Zaposlenici koji snose te troškove moraju sačuvati svoje račune, ispuniti bon ili ispisnicu i oboje zajedno predati službeniku za proračun na nadoknadu.
Novčani fondovi gotovo su sveprisutni u poslovanju. Iako će proračun odjela vjerojatno pokriti većinu velikih troškova, može biti gotovo nemoguće predvidjeti sve manje troškove koji će nastati tijekom uobičajenog obavljanja poslova. Većina zaposlenika će, u nekom trenutku ili drugom, platiti iz svog džepa neke troškove vezane uz posao. Kada se to dogodi, blagajnički račun može osigurati brzu otplatu.
Svaka tvrtka strukturira svoj sustav sitnog novca malo drugačije. Neki postavljaju popise odobrenih novčanih troškova, dok drugi prepuštaju diskreciju pojedinim menadžerima. U gotovo svim slučajevima, međutim, zaposlenik mora predočiti potvrdu o naknadi. Potvrda o primitku obično mora sadržavati detaljan opis svih kupnji kao i ukupni plaćeni iznos, što omogućava proračunskim službenicima da potvrde da (a) trošak ispunjava uvjete i (b) da je iznos povrata isti kao i stvarno potrošen iznos . Potvrda za ispis sitne gotovine, koja se može izdati za online kupnju, obično je prihvatljiva, kao i fotokopija originalnog računa.
U velikim poduzećima zaposlenici koji traže naknadu obično moraju dostaviti ne samo novčanicu, već i vaučer za povrat novca. Vaučer mora navesti ime zaposlenika, njegov ili njezin odjel, ukupan iznos koji će se podijeliti i šifru financiranja. Šifre se obično odnose na vrstu troška – na primjer, parkiranje ili obroci. U nekim se postavkama ovi bonovi interno smatraju svojom vrstom potvrda o sitnom novcu. Obično su dostupni online s web stranice proračunskog ureda ili se mogu ispisati s intraneta odjela.
Većinu vremena, proračunski službenik ili blagajnik bilježi sve transakcije sitne gotovine u uredskoj blagajničkoj knjizi. Ova knjiga je u biti knjiga za praćenje stanja fonda sitnog novca. Svaki predani račun ili vaučer se obično pohranjuje u glavnoj knjizi u slučaju revizije.