Poduzeća imaju koristi od stvaranja proračuna koji pomaže u kontroli trošenja prihoda. Stvaranje idealnog proračunskog aranžmana uključivat će razmatranje fiksne i fleksibilne proračunske strategije, u konačnici odabir pristupa koji će proizvesti najveću razinu koristi. Iako dvije vrste proračuna dijele brojne karakteristike, postoji ključna razlika između njih koja se mora dobro razumjeti prije donošenja konačnog izbora.
Kao što nazivi za dvije strategije impliciraju, najvažnija razlika između fiksnog i fleksibilnog proračuna je ta što prvi ne pruža nikakav prostor za izmjene stavki proračuna kada i kako se različiti događaji ili okolnosti mijenjaju. Nasuprot tome, fleksibilni proračun pruža određeni prostor za pomake u raspodjeli na različite stavke, što omogućuje prijenos sredstava s jedne stavke na drugu ako se za to ukaže potreba. Ovisno o vrsti poslovne operacije, to čini pristup fleksibilnom proračunu praktičnijim.
Jedan od najlakših načina za razumijevanje ove ključne razlike između fiksnog i fleksibilnog proračuna je razmatranje vlasnika tvrtke koji priprema operativni proračun za nadolazeće obračunsko razdoblje, kao što je sljedeća kalendarska ili fiskalna godina. Proračunske stavke uključivat će izdvajanje sredstava za sirovine, komunalije, troškove rada i druge troškove koji se mogu, ali i ne moraju promijeniti u nekom trenutku tijekom godine. Ako tvrtka trenutno ima ugovore s dobavljačima koji jamče cijene za sirovine i komunalne usluge, kao i ugovore koji sprječavaju promjene u troškovima rada za to razdoblje, kruti proračun koji ne dopušta bilo kakve prilagodbe mogao bi dobro funkcionirati. Budući da većina poduzeća ne može jamčiti barem neke pomake u operativnim troškovima, važno je omogućiti barem određenu fleksibilnost.
Budući da je sposobnost prilagodbe važna za odlučivanje između fiksne i fleksibilne financijske strategije, projektiranje mogućih pomaka u generiranim prihodima, porezima, komunalnim troškovima i radnoj snazi važno je za proces. Još uvijek je moguće ići s fiksnim proračunom čak i ako postoji očekivanje nekih promjena, pod pretpostavkom da su razina prihoda i rezerve poslovanja dovoljne za korištenje onoga što je poznato kao padding za svaku od stavki retka. Padding je jednostavno odabir povećanja predviđene alokacije za stavke retka za određeni postotak, učinkovito stvarajući financijski jastuk koji se može pozvati ako je potrebno. Budući da ne postoji ništa što bi prisililo vlasnike tvrtki da potroše sva sredstva dodijeljena svakoj stavci, moguće je koristiti pristup fiksnog proračuna i postići uravnotežen proračun za godinu.
Budući da nema svako poduzeće viškova za svaku stavku, odabir između fiksnog i fleksibilnog proračuna može uključivati strukturiranje proračuna koji olakšava prijenos sredstava s jedne stavke na drugu, kada i kada se određeni događaji dogode. Na primjer, fleksibilni proračun bi olakšao premještanje sredstava izdvojenih za sirovine ako se pregovaraju o nižim stopama za te materijale i iskoristio tu razliku za pokrivanje povećanih troškova rada. Cjelokupni proračun ostaje uravnotežen, budući da se radi o istom iznosu novca.
Kada se razmatraju prednosti fiksnog i fleksibilnog proračuna, ne postoji jedan pravi izbor koji odgovara svakoj situaciji. Planeri proračuna moraju realno razmotriti okolnosti koje okružuju operaciju i u skladu s tim planirati proračun. To će osigurati najbolju moguću radnu platformu za upravljanje financijama tvrtke i povećati šanse da se svi resursi iskoriste na najbolji mogući način.