Potvrda o dužnosti je dokument koji navodi službenike korporacije i pozicije koje oni zauzimaju. Takve dokumente obično pripremaju tajnici poduzeća, a po zakonu moraju biti dostupni javnosti. Osobe koje žele informacije o dužnosnicima u korporaciji mogu zatražiti presliku potvrde o dužnosti od tajnice. Ove se informacije ažuriraju prema potrebi kako bi odražavale reorganizaciju tvrtke, a također se podnose državnim regulatorima kako bi bili informirani o poslovanju tvrtke.
Izraz “zaposleni”, što znači “držatelj dužnosti”, često se koristi u politici, ali se također odnosi na dužnosnike tvrtke, kao što su predsjednik, glavni financijski direktor i glavni izvršni direktor. Organizacijska struktura korporacije može varirati i kao rezultat toga, nazivi radnih mjesta nisu uvijek ujednačeni, niti su radne odgovornosti nužno dosljedne između dvije osobe s istim položajem u različitim tvrtkama.
Korporativni tajnici odgovorni su za vođenje korporativnih zapisa. Ovo vođenje evidencije obično je propisano zakonom, a rad tajnika podupire rad drugih službenika koji moraju podnijeti pravne dokumente i pružiti informacije o povijesnim događajima u korporaciji. U slučajevima kada se tajnik smatra dužnosnikom, može biti potrebno da drugi službenik supotpiše potvrdu o dužnosti kako bi ona bila valjana. Inače, na dokumentu je jedino potreban potpis tajnika.
Potvrda o obavljanju dužnosti jednostavno navodi imena i nazive poslova, bez dodatnih osobnih podataka. Poput drugih javnih prijava, promiče transparentnost tako da informacije o tome kako je tvrtka organizirana i vođena budu lako dostupna građanima koji bi mogli biti zainteresirani. To može uključivati dioničare, kao i druge tvrtke i ljude koji su zabrinuti kako korporacija posluje. U slučaju reorganizacije ili novog zapošljavanja, ljudi mogu zatražiti novu kopiju potvrde o dužnosti kako bi dobili ažurirane informacije o službenicima tvrtke.
Potvrde o dužnosti mogu se koristiti za sve, od određivanja koga će tužiti u pravnom podnesku do saznanja više o internoj organizaciji tvrtke. Druge javne prijave poput prospekta također mogu biti korisne za istraživanje tvrtke. Ove informacije se ne smatraju vlasničkim i moraju biti dostupne na zahtjev, bez obzira tko ih traži. Ljudi koji traže informacije također nisu dužni otkriti zašto su zainteresirani ili kako će se informacije koristiti.