Pomoćni računi su računi koji su povezani s onim što je poznato kao pomoćna knjiga. Ovi računi općenito predstavljaju individualne račune kupaca i koriste se za bilježenje svih transakcija povezanih sa svakim od tih klijenata. Kada se pravilno upravlja, zbroj konsolidacije pomoćnih računa koji se prati u računovodstvenim evidencijama savršeno će se uravnotežiti sa stanjem na kontrolnom računu glavne knjige.
Funkcija računa podružnice važna je za bilo koju vrstu poslovanja koja svojim klijentima pruža uvjete plaćanja. Primjerice, komunalno poduzeće pruža usluge koje se naplaćuju na mjesečnoj bazi. Kupac ili pretplatnik tada ima određeno vremensko razdoblje u kojem će platiti taj mjesečni račun bez procjene zakasnelih naknada ili naknada.
Kako bi pratili korištenje i aktivnost plaćanja svakog komunalnog kupca, tvrtka će za tog korisnika uspostaviti račun kćeri u računovodstvenim evidencijama. Svaki od pomoćnih računa sadrži potpune informacije o svim klijentima, uključujući i broj računa dodijeljen svakom pojedinačnom kupcu. Kako se ispostavlja račun za svakog kupca, taj se fakturirani iznos upisuje na račun zajedno s brojem računa i datumom izdavanja. Nakon što je uplata za tu fakturu dostavljena, ona se knjiži na račun, smanjujući nepodmireni dug.
Skupna aktivnost na pomoćnim računima također se zrcali na kontrolnom računu koji se vodi kao dio glavne knjige. Kada se izdaju računi, oni se evidentiraju ne samo u pomoćnim računima, već iu području Obveze za plaćanje u glavnoj knjizi. Kako klijenti uplate uplate, ona se evidentiraju u području Potraživanja u glavnoj knjizi kao i na klijentovom vlastitom pomoćnom računu. Pod pretpostavkom da su sva potrebna knjiženja obavljena na vrijeme. Ovaj pristup pomaže u održavanju ravnoteže računovodstvenih knjiga u svakom trenutku, a istovremeno olakšava dohvaćanje podataka o računu i povijesti svakog klijenta.
Zahvaljujući korištenju računovodstvenog softvera, proces knjiženja na kontrolni račun u glavnoj knjizi uz knjiženje na pomoćne račune kupaca mnogo je lakši nego u prošlim vremenima. Računovodstveni softver često je konfiguriran da omogući unos podataka na jednom zaslonu. Odatle softver istovremeno bilježi knjižicu i na kontrolni račun i na račun podružnice pojedinačnog kupca. Ovaj pristup može pomoći u uklanjanju problema kao što je knjiženje na korisnički račun, ali zaboravljanje knjiženja na kontrolnom računu glavne knjige, ili obrnuto.