Potvrda o najmu kuće obično bi trebala sadržavati kratku, ali detaljnu evidenciju plaćanja najma. Obično će uključivati vaše ime, kao osobe koja prima uplatu, kao i ime primatelja plaćanja. Isto tako, važno je uključiti iznos plaćanja, oblik plaćanja koji ste prikupili, razdoblje najma na koje se iznos odnosi i sve relevantne napomene. Osim toga, važno je potpisati i datirati potvrdu prije nego što je date stanaru, te uvijek čuvajte kopiju potvrde za vlastitu evidenciju.
Kada morate dati potvrdu o najmu kuće, može se činiti jednostavnim jednostavno precrtati račun iz unaprijed izrađene knjige računa tako što ćete napisati iznos plaćanja i potpisati obrazac. Potvrda o najmu je, međutim, važan dokument i za vas i za vašeg stanara. To je dokaz o iznosu zakupnine koja je plaćena, od koga ju je primila i datumu kada je plaćanje prihvaćeno. Ako ikad dođe do spora, to može biti kritičan dokaz, osobito ako prihvaćate gotovinu ili novčane uputnice za plaćanje najma. Iz tog razloga, važno je da to bude što detaljnije.
Za početak, potvrda o najmu kuće obično će sadržavati vaše ime i ime osobe koja plaća. Također je općenito najbolje koristiti puna pravna imena, a ne nadimke. Ako najam plaća druga strana, a ne iznajmljivač, bilo bi dobro da navedete i njegovo ime. Također je važno uključiti svoj naslov, kao što je vlasnik, stanodavac ili agent, na računu.
Datumi su obično uključeni i u potvrdu o najmu kuće. Obično ćete morati uključiti datum kada je izvršeno plaćanje kao i datum na koji je dostavljena potvrda. Bilo bi dobro da navedete i datume za koje se plaćanje odnosi. Na primjer, ako je plaćanje izvršeno za mjesec ožujak, možete navesti datume od 1. do 31. ožujka, zajedno s odgovarajućom godinom.
Potvrda o najmu kuće obično uključuje i pojedinosti o plaćanju. Na primjer, možete navesti iznos plaćanja i oblik u kojem je uplata primljena, kao što je gotovina, ček ili kreditna kartica. Također možete uključiti bilješke o plaćanju. Na primjer, možete primijetiti je li plaćanje djelomično ili pokriva cijeli iznos. Također možete zabilježiti zakašnjela plaćanja na potvrdama.
Nakon što završite s pripremom računa, obično ćete ga morati potpisati prije nego što ga date svom najmoprimcu. Možda bi bilo dobro napraviti barem jednu kopiju. Zatim svom stanaru možete dati original i zadržati kopiju za sebe.