Analiza poslovnog jaza može se koristiti za postizanje određenih ciljeva. Ova analiza uključuje opis trenutnog stanja tvrtke i onoga što tvrtka želi postići u budućnosti. Razlika između ove dvije stavke je jaz. Analiza uključuje konkretne korake akcije koje tvrtka mora poduzeti kako bi zatvorila ovaj jaz i ostvarila svoje ciljeve.
Na primjer, tvrtka X je najveći distributer lutaka u državi New York. Tvrtka X želi biti vodeći distributer lutaka u cijelom Sjedinjenim Državama. Tvrtka X dovršava analizu koja ilustrira kako je postala vrhunski distributer lutaka u New Yorku. To bi uključivalo pregled svakog aspekta poslovanja koji doprinosi uspjehu tvrtke X, uključujući marketing, računovodstvo, informacijsku tehnologiju, menadžment i druge odjele.
Tvrtka X tada bi ocrtavala prednosti postizanja svog cilja da postane vrhunski distributer u zemlji. Ciljevi trebaju biti konkretni i mjerljivi. U ovom slučaju, tvrtka X postat će vodeći distributer lutaka u cijeloj zemlji u roku od tri godine. Tvrtka X bi tada proučila što treba učiniti kako bi došla do ovog cilja. Ishod analize tvrtke X bio bi potpuni plan, ili dokument analize praznina, koji uključuje informacije o tome kako postati vodeći distributer lutaka u cijeloj zemlji.
Analiza može uključivati pregled poslovnih dokumenata, datoteka i financijskih informacija, kao i intervjue s članovima osoblja u različitim odjelima. Nakon što se prikupe sve informacije, kreira se izvješće o analizi nedostataka. Ovaj dokument obično uključuje uvod koji navodi svrhu analize i metode korištene za dovršetak studije.
Nakon uvoda obično slijedi sažetak trenutne situacije, ciljeve koje tvrtka želi postići i detaljan plan za postizanje tih ciljeva. Ovaj bi plan uključivao detaljne akcijske korake za svako područje poslovanja, raspored za dovršetak svakog koraka i proračun koji opisuje koliko će plan koštati. Dodatak dokumenata koji podržavaju bilo koje tvrdnje ili statistiku u konačnom dokumentu također može biti uključen.
Sljedeći korak bio bi da uprava odobri akcijski plan i proračun. Ako je odobren, plan se provodi u djelo. Praćenje svakog koraka potrebno je kako bi se osiguralo da plan ostane prema rasporedu i unutar proračuna. U slučaju uspjeha, tvrtka će postići cilj naveden u izvješću o analizi nedostataka.
Poduzeća mogu koristiti analizu nedostataka za postizanje ciljeva cijele tvrtke ili onih za određeni odjel ili područje. Na primjer, tvrtka koja želi smanjiti režijske troškove mogla bi dovršiti analizu financijskih praznina. Ili tvrtka koja želi proširiti svoju distribuciju proizvoda može izraditi marketinšku analizu. Analiza nedostataka može pomoći tvrtkama da ostanu konkurentne i pomoći u mjerenju potencijalne profitabilnosti cilja. To može pomoći menadžmentu i osoblju da shvate planove navedene u analizi i budu oduševljeni njima.