Općenito, operativni troškovi spadaju u fiksne i varijabilne kategorije, određene oblikom koji poprimaju iz razdoblja u razdoblje. Fiksni troškovi ostaju isti bez obzira što se događa u poduzeću, dok varijabilni troškovi variraju ovisno o korištenju i drugim aktivnostima. Računovodstvo za oba je neophodno za vođenje točne evidencije i izradu odgovarajućih proračuna. Dostupni su neki alati za procjenu varijabilnih troškova koji im pomažu u kontroli jer mogu postati problem kada ih poduzeće ne uzme u obzir.
Fiksni operativni troškovi poduzeća ostaju stagnirajući bez obzira koliko dugo je otvoreno i koliko proizvodi. Ti troškovi uključuju stvari poput plaćanja najamnine ili hipoteke, osiguranja, naknade za zadržavanje pravnog savjetnika i tako dalje. To su redoviti, periodični troškovi koji se ne mijenjaju, osim po dogovoru. Na primjer, osiguravajuće društvo može povećati cijenu police kada se obnovi. Iz mjeseca u mjesec, međutim, premije bi ostale iste.
Nasuprot tome, varijabilni operativni troškovi variraju. Komunalije kao što su voda i struja mjere se kako bi se osigurale naknade temeljene na korištenju. Kada tvrtke koriste više, plaćaju više, ponekad znatno više ako pređu osnovne procjene korištenja. Zalihe i plaće zaposlenika također mogu biti promjenjivi. Ako je restoran otvoren za večeru sedam noći tjedno, na primjer, trebat će mu više hrane nego ako je zatvoren tri od tih noći. Isto tako, bilo bi potrebno više zaposlenika za vršna razdoblja poslovanja i produženo radno vrijeme, a radno vrijeme bi se moglo skratiti u drugim vremenima kako bi se smanjili troškovi plaća.
Unutar fiksnih i varijabilnih operativnih troškova, poduzeća mogu moći tretirati troškove prema različitim poreznim kategorijama. Neki su troškovi izravno povezani s unapređenjem poslovanja, poput najma opreme i građevina, koji se mogu odbiti od poreza. Isto tako, profesionalni honorari odvjetnika i računovođa uklopili bi se u njihovu vlastitu poreznu kategoriju kako bi se tvrtki omogućilo da ih odbije. Ako se trošak može izravno povezati s troškovima poslovanja, može biti prihvatljiv za poseban porezni tretman.
Fiksni troškovi uključuju premije, najamnine, najmove i naknade, dok varijabilni operativni troškovi mogu uključivati aktivnosti kao što su kapitalni izdaci, obračun plaća i zalihe. Tvrtke koje trebaju planirati proračun za svoje varijabilne troškove mogu koristiti alate kao što su procjene komunalnih agencija i grafikoni iz godine u godinu. Ovi grafikoni mogu pružiti grube informacije o tome koliko bi tvrtka mogla potrošiti na potrošnju, s obzirom na prošla iskustva. Na primjer, obračun plaća za zaposlenike tijekom blagdanske sezone mogao bi biti predvidljiv na temelju prošlosezonskih rashoda, s prilagodbom za povišice.