Općenito, nalog za kupnju je obrazac koji zahtijeva kupnju artikla. Ove narudžbe često koriste veće tvrtke i organizacije za upravljanje kupnjom i troškovima. Središnji odjel za obradu, koji se često naziva odjel za nabavu, obično ocjenjuje narudžbe i određuje odakle ih dobiti. Nakon što se to utvrdi, narudžbenica se općenito pretvara u narudžbu za nabavu predmeta traženih od dobavljača.
Narudžbenice često dolaze kao papirnati obrasci ili online dokumenti. U oba slučaja, obrasci zahtijevaju iste vrste informacija, kao što su ime i odjel podnositelja zahtjeva, svi primjenjivi brojevi računa, brojevi dijelova i opisi traženih artikala te svi predloženi dobavljači za nabavu proizvoda. Ako su na mreži, obrasci se mogu dostaviti elektroničkim putem putem posebnog softvera za zahtjeve ili će se možda morati ispisati i proslijediti kao tradicionalni papirnati obrasci.
Obično proces kupnje počinje na razini pojedinca ili odjela. Na primjer, ako zaposlenik treba novo prijenosno računalo, on ili ona će možda morati podnijeti zahtjev za kupnju za to. U slučajevima pojedinačnih narudžbi kao što je ovaj, obrazac često mora prvo odobriti upravitelj ili voditelj odjela prije nego što se pošalje centraliziranom odjelu nabave na daljnju procjenu.
Kada narudžbenica stigne u odjel za nabavu, često se procjenjuje je li stavka uistinu potrebna i ima li za nju dodijeljen novac. Ako su ovi uvjeti ispunjeni, odjel nabave će tada općenito odrediti odakle će nabaviti artikl, koristeći popis pouzdanih dobavljača. U slučaju skupih kupnji, oni mogu tražiti ponude od nekoliko dobavljača kako bi pronašli najkonkurentnije uvjete. Prednost se može dati bilo kojem dobavljaču navedenom u obrascu zahtjeva, iako neki odjeli za nabavu imaju ovlasti donijeti konačnu odluku o izvoru na temelju onoga što je najbolje za organizaciju. Nakon što su konačni detalji odobreni, obično se izdaje narudžbenica za dovršetak transakcije s odabranim dobavljačem.
Sam po sebi, nalog za kupnju često nema službenu kupovnu moć. Obično je konačna narudžbenica koja predstavlja ugovor između tvrtke i dobavljača. Neke organizacije, međutim, mogu koristiti narudžbenice naizmjenično s narudžbenicama. U tim slučajevima, nalog za kupnju može se koristiti izravno s dobavljačem kao ugovor za kupnju određenog artikla, bez potrebe za sekundarnom narudžbom.