Pomoćna knjiga koristi se u računovodstvu za praćenje detalja koji se odnose na račun glavne knjige. To je općenito račun ili skupina povezanih računa koji odgovaraju pojedinačnim stavkama u glavnoj knjizi. Pomoćna knjiga omogućuje tvrtki da zabilježi pojedinosti kao što su plaćanja kupca ili povijest kupnje bez zatrpavanja glavne knjige. Bez pomoćnih knjiga, glavna knjiga bi morala sadržavati toliko podataka da bi ih bilo nemoguće koristiti.
Račun glavne knjige glavni je zapis za poslovanje. Računi za imovinu, obveze i prihode mogu biti računi glavne knjige. U praktičnom smislu, glavna knjiga je poput sažetka; daje ukupne vrijednosti, ali ne i pojedinosti o tome odakle taj novac dolazi ili kako se može raščlaniti na pojedinačne komponente. Svaka glavna knjiga koja sažima račun pomoćne knjige naziva se kontrolni račun ili glavni račun.
Kontrolni račun daje opću sliku, ali pomoćni račun daje detalje. Pomoćni računi nisu dio glavne knjige. Umjesto toga, omogućuju tvrtkama praćenje pojedinačnih komponenti kontrolnog računa. Na primjer, kontrolni račun može navesti prihod od 5,000 USD. Tih 5,000 dolara možda je uključivalo nekoliko čekova od nekoliko različitih kupaca. Glavna knjiga podružnice imala bi individualni račun za svakog kupca kako bi se pratilo koliko je svaki pojedini kupac platio i za što je plaćao.
Tvrtka će imati samo jednu glavnu knjigu za svaku vrstu računa, ali može imati onoliko pomoćnih knjiga koliko je potrebno za praćenje pojedinosti. Neke tvrtke mogu imati stotine ili čak tisuće računa podružnica ovisno o njihovoj bazi klijenata, broju vjerovnika i drugim pojedinostima. Zbroj pomoćne knjige jednak je ukupnom stanju na računu glavne knjige ili ukupnom stanju grupe pomoćnih knjiga koja se odnosi na nju.
Osim što organiziraju tvrtke, glavne knjige podružnica također mogu pomoći u kontroli protoka informacija. Osoblje korisničke službe može imati pristup određenoj knjizi podružnice ili grupi knjiga kako bi vidjeli povijest kupnje kupaca i obrasce kupnje bez pristupa svim financijskim informacijama tvrtke. U međuvremenu, računovođe tvrtke mogu obavljati svoj svakodnevni posao u glavnoj knjizi bez potrebe da se probijaju kroz detalje pomoćnih knjiga.