Pomoćne knjige su posebni dnevniki ili knjige u kojima se prvi ili izvorni unosi transakcije vrše prije knjiženja na njihove račune. Nazivaju se pomoćnim knjigama jer su to zasebne knjige koje kategoriziraju prihode i zaduženja u odgovarajuća područja prije nego što se dodaju u glavne ili glavne knjige. Knjižnica napravljena u primarnim evidencijama služi kao izvor informacija koji će se koristiti u izradi specifičnih završnih računa u knjigovodstvu. Primarni zapisi imaju mnoga imena koja uključuju glavnu knjigu upisa, knjige izvornih zapisa, primarne zapise i mnoge druge koji opisuju njihovu funkciju.
Najčešći tipovi pomoćnih računovodstvenih knjiga uključuju knjigu kupnji koja se koristi za evidentiranje svih izvršenih kupnji na kredit. Knjiga prodaje koja prikazuje svu prodaju kredita i knjiga blagajne koja bilježi svu primljenu i plaćenu gotovinu. Knjiga povrata kupnji bilježi sve kupnje koje su vraćene dobavljaču, kao i knjiga povrata prodaje u kojoj su navedeni svi vraćeni prodani artikli. Postoji i knjiga primljenih računa u kojoj su prikazani svi plaćeni računi, kao i knjige plativih računa koje prikazuju sve plaćene račune poput struje. Završne knjige su glavni časopisi, ili odgovarajuće pomoćne knjige časopisa, koje ne zahtijevaju unos u mini časopise.
Postoje mnoge prednosti korištenja različitih pomoćnih knjiga za različite unose umjesto da ih ima samo u jednom časopisu. Prva prednost je ta što pomaže da zapisi budu kratki — nemoguće je upravljati svakom pojedinom transakcijom u glavnoj knjizi kako se dogodi.
Još jedna prednost korištenja pomoćnih računovodstvenih knjiga olakšava praćenje transakcija i izbjegava nered koji bi nastao da su sve različite informacije na jednom mjestu. Razdvojene informacije štede potrebu za davanjem detaljnih detalja o transakciji i čine buduće reference lakim i jednostavnim. Primarni zapisi klasificirani su prema prirodi transakcija.
Treća prednost je u tome što knjige pomoćnih društava smanjuju slučajeve prijevare. Unosi se vrše kronološkim redoslijedom, što znači da datumi slijede jedan za drugim, a uključuje detaljna knjiženja na druge račune. To znači da je gotovo nemoguće manipulirati svim uključenim knjigama, ali ako se to učini, otkrivanje je prilično jednostavno.
Knjiženje u primarnoj evidenciji može se dodijeliti različitim računovodstvenim službenicima, čime je točnije i brže u fazi obrade računovodstva. Svaki službenik igra svoju ulogu i daje zapise drugima na daljnju obradu i usklađivanje. Time se također eliminiraju mogućnosti prijevare unutar poduzeća. Za uspješno izvršenje prijevare i njeno prikrivanje bilo bi potrebno više od jednog službenika.
Konačno, primarni zapisi ukazuju na zasebne transakcije slične prirode, tako da je svaka potrebna analiza pogodna. To štedi vrijeme i mnoge druge resurse. Točnost zapisa je također uvelike poboljšana jer igraju veliku ulogu u određivanju financijskog zdravlja pojedine tvrtke.