Ugovor o naknadi je sporazum između dviju strana kojim se jednoj stranci vraćaju troškovi poduzeti u određenom pothvatu. Ugovori o povratu često podliježu posebnim uvjetima kako bi se kvalificirali za otplatu. Poduzeća često sklapaju ugovore o naknadi sa zaposlenicima za troškove nastale na poslu, kao što su kilometraža ili putni troškovi na službenim putovanjima. Vlade ponekad sklapaju sporazum o nadoknadi troškova s pružateljem usluga, kao što je liječnik, kako bi pružile potrebne usluge građanima koji ne mogu plaćati uobičajene naknade.
U poslovanju, ugovor o naknadi je često praktična alternativa jednostavnom davanju zaposleniku određenog iznosa novca za troškove. Budući da se troškovi poput benzina, avionskih karata ili hotelskih karata mogu razlikovati od dana do dana, obično je jednostavnije za poslodavca da pristane nadoknaditi radniku svaku vrstu usluge, umjesto za određeni iznos u dolarima. Većina ugovora o nadoknadi iznosa navodi što može, a što ne može predstavljati nadoknadivi trošak; na primjer, obroci mogu biti pokriveni ugovorom, ali posjet noćnom klubu ne može biti uključen. Neki sporazumi imaju ograničenja troškova; ovo je obeshrabrivanje zaposlenika od prekomjerne potrošnje jednostavno zato što zna da će troškovi biti nadoknađeni.
Ugovor o naknadi može zahtijevati od zaposlenika da preda račune kako bi zauzvrat primio novac. To poslodavcu omogućuje da vidi gdje je točno potrošen novac i ispunjava li uvjete za otplatu. Neki ugovori dopuštaju zaposlenicima da jednostavno vode osobne evidencije, poput dnevnika, o troškovima, iako to povećava mogućnost prijevare. Zahtijevanje potvrda može pomoći računovodstvu da lakše prati iznose povrata, a može biti potrebno i za porezne svrhe.
Druga uobičajena vrsta ugovora o naknadi u poslovanju je otplata školarine. Ovi se sporazumi često koriste kada tvrtka želi da zaposlenik pohađa tečaj ili seminar kako bi poboljšao svoje vještine za kasniju upotrebu na poslu. Ovi ugovori obično navode da radnik mora završiti tečaj, dobiti certifikat ili pružiti neku drugu demonstraciju završetka kako bi dobio naknadu za školarinu.
Vladini programi informiranja često koriste ugovore o nadoknadi troškova s privatnim pružateljima usluga kako bi pomogli kvalifikovanim građanima. U području medicine, na primjer, često se smatra nepraktičnim da vlada zapošljava liječnike i osniva državne bolnice kada već postoji uspješna privatna industrija. Umjesto toga, vlada može uspostaviti program u kojem liječnik preuzima pacijente s niskim primanjima uz smanjenu stopu troškova za pacijenta, u zamjenu za obećanje da će vlada nadoknaditi preostale troškove.