Računovodstveni sustavi koriste niz knjiga i dnevnika kako bi zabilježili i klasificirali različite transakcije u kojima se poduzeće sudjeluje. Unosi u glavnoj knjizi predstavljaju transakcije u tim knjigama, a računovođe ih obično označavaju kao knjižice u dnevniku. Različite vrste unosa u glavnoj knjizi uključuju one u podknjigama i časopisima. Svaka od ove dvije kategorije ima različite knjige koje sadrže određene transakcije radi lakšeg pregleda kasnije. Računovodstvo dvostrukog unosa zahtijeva i zaduženje i kredit za svaki unos.
Klasično računovodstvo ima dva zahtjeva koje računovođe moraju uvijek slijediti kada bilježe poslovne transakcije u računovodstvene knjige. Prvo, zaduženje i kredit moraju biti u svakom unosu kako bi se uravnotežila računovodstvena jednadžba. Drugo, upisi u knjigu moraju uvijek rezultirati imovinom jednakim potraživanjima prema toj imovini, bilo da su potraživanja postavljena od strane vanjskih dionika ili vlasnika. Svaka podknjižica i časopis moraju slijediti ova pravila; u protivnom će knjigovodstvene knjige biti izvan ravnoteže. Osim toga, pogreške se mogu završiti u knjigama zbog neuravnoteženih unosa unesenih u različite glavne račune.
Glavna knjiga često nosi nadimak knjiga izvornog upisa. To znači da se zbirni podaci iz drugih podknjiga i časopisa zbrajaju u glavnu knjigu. Dakle, svi unosi u glavnoj knjizi koji utječu na podknjige i dnevnike također utječu na glavnu knjigu. Na primjer, uobičajene podknjige uključuju obveze prema dobavljačima, potraživanja, obračun plaća i ostalo. Svaka od ovih podknjiga ima svoju skupinu unosa u glavnoj knjizi, koji nose nazive koji predstavljaju podknjige u koje su zabilježeni.
Dnevnici su kronološke knjige upisa u računovodstveni sustav. Ovi časopisi imaju donekle ograničenu upotrebu; zadržavaju samo transakcije koje se odnose na prodaju, kupnju i gotovinske primitke, zajedno s gotovinskim isplatama i općim unosima. Ukratko, svi unosi u glavnoj knjizi spadaju u jedan od ovih dnevnika. Na primjer, kupnja zaliha rezultira terećenjem u dnevniku kupnji i kreditom u dnevniku gotovinskih isplata. Ostali unosi ulaze u časopise na sličan način, održavajući ravnotežu poslovnih knjiga tvrtke.
Računovođe mogu bilježiti unose u glavnoj knjizi tijekom mjeseca u odgovarajuće dnevnike za svaku transakciju. To osigurava da su knjige uvijek ažurne i da nijedna transakcija ne bude zabilježena u dnevniku. Različite vrste temeljnica nisu važne – prodaja, kupnja, gotovinski primici ili isplate – sve dok su točni i valjani za računovodstvene knjige.