Budžetiranje kapitalnih izdataka je proces utvrđivanja financijskog plana za kupnju dugotrajne poslovne imovine. Poduzeća kreiraju zasebne proračune za stjecanje kratkotrajne i dugotrajne imovine. Kupnja kratkotrajne imovine utječe samo na jednu poslovnu godinu, dok kupnja dugotrajne imovine utječe na više godina. Održavanje dvije vrste odvojeno olakšava tvrtkama analizu poreznih implikacija i izvješćivanje samo o onim stavkama koje imaju utjecaj na trenutnu financijsku situaciju.
Budžetiranje je važan dio poslovnog upravljanja. Proračun je plan za budućnost koji detaljno opisuje očekivane prihode i rashode. Operativno, proračuni su vezani za najvažniji poslovni ciklus: fiskalnu godinu. Svake fiskalne godine poduzeće mora izvještavati o svom poslovanju kako bi platilo poreze i dalo potrebne objave regulatorima i investitorima. Iako tvrtka može izraditi proračun koji odražava bilo koju duljinu vremena, proračun za fiskalnu godinu je njegov osnovni alat za poslovanje.
Proračun fiskalne godine odnosi se samo na onu imovinu i obveze koji utječu na tekuću godinu. Uključivanje stavki koje utječu na više od jedne godine otežava procjenu financijskog uspjeha ili neuspjeha tekućeg poslovanja. Kako bi se održala relevantnost proračuna za fiskalnu godinu, dugotrajna imovina i obveze iskazuju se u posebnim proračunima. Jedan od najvažnijih specijalnih proračuna je kapitalni proračun.
Kapitalni troškovi su kupnja ili ulaganja u dugotrajnu imovinu, kao što su objekti, oprema te istraživanje i razvoj. Financiranje ovih stavki odvija se više od jedne godine. Proračun kapitalnih izdataka je proces održavanja zasebnog proračuna za tu imovinu i, često, odvojeni proces odobravanja.
Obično proces proračuna kapitalnih izdataka uključuje izradu glavnog proračuna za odobrenje od strane uprave ili odbora. Ovaj proračun može trajati deset ili više godina, ovisno o uključenoj imovini; odražava dugotrajnu imovinu koju tvrtka posjeduje, u postupku je financiranja i koju očekuje kupnju u budućnosti. Proračun kapitalnih izdataka često uključuje velike količine novca i odluke koje će imati značajan učinak na buduće poslovanje.
Duljina uključenog vremena i veličina ulaganja u dugotrajnu imovinu često znače da proračun kapitalnih izdataka ima dvije faze odobravanja. Glavni proračun se u nekom trenutku odobrava kao opći plan igre. Kako se vrijeme bliži trenutku kada će se stvarna sredstva dodijeliti za kupnju predviđenu proračunom, pojedinačna raspodjela sredstava često se mora ponovno odobriti. Ponekad to može rezultirati otkazivanjem očekivanih kapitalnih izdataka. Vlade se često nađu u poziciji da su odobrile kapitalne izdatke u prošloj godini i da se odluka poništi u kasnijoj godini kada stvarnu raspodjelu odbije druga uprava.