Knjiga kupaca je poseban dio glavne knjige tvrtke koji je u potpunosti posvećen transakcijama tvrtke sa svojim klijentima. Budući da bi stavljanje svih različitih poslovnih transakcija na jedno knjigovodstveno mjesto bilo beskrajno zbunjujuće, tvrtke koriste zasebne knjige posvećene različitim aspektima njihovog poslovanja. Jedna od tih pomoćnih knjiga je knjiga kupaca, koja detaljno opisuje sva potraživanja koja je tvrtka prikupila. To je posebno potrebno kada tvrtke imaju kreditne aranžmane sa svojim kupcima, jer takvi aranžmani često dovode do višestrukih plaćanja za jedan kupljeni artikl.
Knjigovodstvo je nužan zadatak svake tvrtke koja se nada učinkovitom poslovanju. Ako tvrtka ne može pratiti sav novac koji dolazi i odlazi, to može dovesti do gubitka novca i ne vraćanja novca. Osim toga, potrebno je pratiti sve transakcije koje tvrtka poduzima kada dođe vrijeme za plaćanje poreza. Budući da glavna knjiga može postati pretrpana i zbunjujuća ako su sve različite transakcije uključene nasumično, potrebne su knjige posvećene određenim poslovnim granama. Knjiga kupaca je jedna od tih posebnih knjiga.
Potrebno je da određene stvari budu uključene u knjigu kupaca. Prvo, treba uključiti sva imena i važne informacije o kupcima određene tvrtke. Svaki kupac trebao bi zauzimati vlastitu stranicu, koja bi trebala detaljno opisati sve različite transakcije koje se događaju između tvrtke i tog klijenta. Transakcije uključuju sve izvršene kupnje, povrate kupaca i plaćanja dotičnoj tvrtki.
U mnogim slučajevima tvrtke možda žele zadržati još više detalja u svojim knjigama kupaca. Na taj način možete spriječiti svaku zabunu u knjigovodstvenom procesu. Na primjer, ako se artikli šalju, potrebno je uključiti nalog za otpremu i sve identifikacijske brojeve otpreme. Serijski brojevi predmeta koji se kupuju također bi trebali imati određeno mjesto u knjizi. Kopije stvarnih računa koji su poslani kupcima također su korisne za savjetovanje ako se pojave bilo kakve razlike.
Kada su tvrtke u prošlosti sastavljale knjigu kupaca, ona je često bila ručno u dijelu glavne knjige ili u zasebnoj knjizi koja je, u kombinaciji s knjigama posvećenim obvezama, zalihama i drugim poslovnim aspektima, sadržavala cjelokupno knjigovodstvo. Moderna tehnologija učinila je vođenje knjige mnogo lakšim procesom, budući da se sada njime često upravlja računalni softver. To zahtijeva od knjigovođa da jednostavno unesu podatke koji se odnose na kupce i njihove kupnje. Softver zatim vrši sve potrebne proračune i raspoređuje sve različite detalje u koherentnu cjelinu.