Odstupanje proračuna je izraz koji se primjenjuje na poslovnu situaciju kada je potrošen iznos veći od proračuna izdvojenog za potrošnju. Na primjer, ako tvrtka planira 1,000 USD (USD) za dva nova računala, ali nova računala koštaju 1,200 USD, tada postoji odstupanje proračuna od 200 USD. Postoji niz uobičajenih uzroka odstupanja u proračunu, uključujući loše planiranje proračuna, loše logističko planiranje i povećane troškove proizvoda.
Odstupanja proračuna mogu se podijeliti u nekoliko kategorija. To uključuje odstupanje materijala, odstupanje u radu i odstupanje u prodaji. Identificiranje uzroka svake varijacije korisno je jer pomaže ljudima, tvrtkama i organizacijama da bolje pripreme svoj sljedeći proračun.
Odstupanje materijala odnosi se na cijenu proizvoda. Koristeći gornji primjer računala, računala su možda reklamirana u katalogu ili na internetu po cijeni od 500 USD po komadu. Ako računala koštaju 600 USD kada su stvarno kupljena, bit će odstupanja.
Sve vrste proizvoda – od hrane do uredskog materijala – mogu povećati ili smanjiti troškove. To je osobito slučaj ako prirodne katastrofe utječu na cijene hrane ili ako proizvod, kao što je benzin, ovisi o cijenama nafte. Uvođenje novih poreza ili povećanje starih poreza također će negativno utjecati na proračun.
Varijanca rada uključuje troškove i doprinose zaposlenika tvrtki ili organizaciji. Većina tvrtki imat će ukupan proračun za plaće. Slično, kućanstvo će proračun u skladu s očekivanim brojem ljudi koji rade očekivani iznos. Svaki neplaćeni dopust ili gubitak posla negativno će utjecati na proračun. Ako tvrtka zapošljava previše ljudi ili ako se produktivnost njihovih zaposlenika smanji, njihov trošak će uzrokovati odstupanje u proračunu.
Produktivnost osoblja djelomično utječe na varijaciju prodaje. Većina tvrtki će postaviti cilj za prodaju potrebnu da poduzeće postigne rentabilnost. Ako prodaja padne ispod ovog proračuna, tada je trošak održavanja tvrtke veći od prihoda koji donosi. Kao i kod materijalne varijacije, odstupanje u prodaji može se pripisati ili lošem učinku ili lošoj sreći.
Na primjer, prodavač sladoleda vjerojatno će patiti ako je hladno ljeto, jer će se očekivana prodaja smanjiti. Isto tako, trgovina koja loše organizira svoje proizvode i osoblje također će vjerojatno imati smanjenu prodaju i odstupanje u proračunu. Prodavač sladoleda ne može puno učiniti kako bi povećao prodaju po hladnom vremenu, ali trgovina se trebala bolje organizirati.
Postoji više razloga za odstupanje proračuna, a ti se razlozi često dijele na nekontrolirane i varijacije koje se mogu kontrolirati. Cijene nafte često je teško predvidjeti, što ih čini prilično nekontroliranim, ali povećanja poreza često se oglašavaju unaprijed i mogu se uračunati u proračun s pristojnom količinom točnosti. Dobro pripremljen proračun trebao bi uzeti u obzir varijacije tako da planira potrošiti manje od iznosa novca koji se očekuje da će biti dostupan. Svaki rezervni novac može se pohraniti u fond za nepredviđene slučajeve.